Open Space Meetings

 

Open Space gaat uit van het principe dat deelname en betrokkenheid van de deelnemers optimaal is wanneer ze zelf de ruimte en de tijd krijgen om, de onderwerpen die op dat moment voor hen vitaal zijn, met andere geïnteresseerde personen te delen. Deze verbindingen zorgen voor de kwaliteit van de uitkomsten van de werkconferentie.
Open Space is bij uitstek geschikt voor veranderingen die een heel systeem (organisatie of organisatie-onderdeel) aangaan. De veranderingsbenadering van Open Space is geschikt om alle stakeholders te betrekken bij veranderingen of ontwikkelingen.

 

De Open Space methodiek is een werkconferentiemodel geschikt om:
• met een grote groep mensen (enkele tientallen tot enkele duizenden)
• tegelijkertijd
• over relevante onderwerpen
• binnen een van te voren bepaald thema of vraagstelling
• van gedachten te wisselen
• en tot oplossingen, ideeën, innovaties te komen.

 

openspace_osm.jpg

Open Space versus conventionele werkconferenties
In het verandertraject kunnen meerdere Open Space meetings worden georganiseerd met ‘the whole system in the room’.
Open Space meetings verschillen duidelijk van de conventionele werkconferenties.

 

 

Aspecten van veranderen

Open Space meetings

Conventionele aanpak

Visie

Gevormd met betrokkenheid van het hele systeem, met ontwikkeling van verandervermogen.

 

Gevormd door een speciale groep van experts en senior management.

Ontstaan eigenaar-schap

Als een natuurlijk bijproduct  van de betrokkenheid van mensen in het veranderproces.

Een kleine groep moet de strategie, plannen en aanbevelingen promoten bij de rest van de organisatie.

 

Beschikbaar-heid informatie

De betrokkenheid van een grote en diverse groep van stakeholders zorgt voor een brede blik op de werkelijkheid, als basis voor informatie en strategische beslissingen.

De beperkte blik op de werkelijkheid van een kleine groep vormt de basis voor informatie en strategische beslissingen. Weinig  betrokkenheid van interne stakeholders. Externe belanghebbenden, klanten en de locale gemeenschap worden vaak genegeerd. Sommige cruciale punten komen nooit aan de orde.

 

Commitment en verantwoor-delijkheid

Mensen voelen zich mede verantwoordelijk voor het resultaat van de organisatie  als geheel. Ze sturen mede het veranderproces.

 

Mensen voelen zich alleen verantwoordelijk voor hun eigen taken.

Communicatie

De veranderstrategie wordt in realtime ontwikkeld en gecommuniceerd.

 

De veranderstrategie wordt gecommuniceerd met informatieberichten.

Flexibiliteit

Systeemdenken zorgt voor een cyclisch proces van ontwikkel stappen en herziening van doelen. Het bewustzijn van de actuele werkelijkheid is uitgebreid.

Lineair denken zorgt voor een programma met vooraf bepaalde stappen naar vastgestelde doelen. Er is zelden gelegenheid voor het opnieuw bezien van doelen en het eventueel bijstellen daarvan.

 

Reikwijdte in denken

Systeemdenken brengt inzicht in het complexe web van oorzaken en gevolgen. Een kwestie wordt bezien in een brede context, inclusief trends in ontwikkeling.

 

Vaak wordt een kwestie in een te smalle context bezien en worden mogelijk uitgestelde reacties niet meegewogen.

Perspectief op veranderen

Verandering wordt gezien als een integraal onderdeel van het werk.

Verandering wordt gezien als een tijdelijke verstoring van het ‘echte’ werk van mensen.

 

Tempo

Verandering in hoog tempo en in realtime, door de hele organisatie.

Verandering in laag tempo en in bepaalde haarden van een organisatie.

 

Soort verande-ringen

Wezenlijke verandering, verspreid over de hele organisatie.

Vaak of een wezenlijke verandering in een gedeelte van de organisatie, of een beperkte verandering in de hele organisatie.

 

Planning en implementatie

Planning en implementatie verlopen simultaan, in de hele organisatie tegelijk geïnitieerd.

Implementatie komt na de planningsfase. De wereld wordt geacht stil te staan terwijl de planners aan het werk zijn.