Uitgangspunten en principes


Management
Belangrijkste voorwaarde voor succes bij de Open Space methodiek is een open houding van het management. Wanneer het management sterk de behoefte heeft om
te sturen op de uitkomsten van de bijeenkomst, door bijvoorbeeld zelf veel thema’s aan te dragen of door de gesprekken te beheersen en zo een grote stempel drukt op de bijeenkomst, dan is deze methodiek niet geschikt.

Thema
Voor de bijeenkomst wordt met de begeleider van de Open Space methodiek goed gekeken of de vraagstelling of het thema geschikt is. Het thema moet bijvoorbeeld enigszins complex zijn, de uitkomsten nog open en het thema moet vitaal dan wel urgent zijn voor de deelnemers.

Resultaten
Het moet vooraf duidelijk zijn wat er met de uitkomsten van de bijeenkomst gaat gebeuren. Dat kan variëren van de toezegging dat er een verslag van de bijeenkomst wordt gemaakt, tot de toezegging dat alle ideeën en oplossingen die er op de bijeenkomst ontstaan, zullen worden behandeld door het management en dat er een terugkoppeling van de uitwerking zal plaatsvinden. Wanneer er niets of te weinig met de uitkomsten gedaan wordt zal dit ongetwijfeld tot frustratie bij de deelnemers leiden.

Zelfsturing
De methodiek gaat uit van de principes van zelfsturing. Dat wil zeggen dat de deelnemers zelf de inhoud van de parallelsessies bepalen. Geen sprekers, geen vooraf bepaalde agenda’s, geen of minimale voorbereiding vooraf. Uitgangspunt is dat mensen zelf beter in staat zijn de voor hen relevante onderwerpen naar voren te brengen, dan dat deze vooraf door deskundigen worden uitgezocht.

Chaos
Een conferentie zonder agenda, geen toespraken, geen van te voren vastgelegde workshops. Deelnemers die zelf bepalen met wie ze waar over praten? Wordt dat een chaos? Het antwoord is ja en nee. Het lijkt een chaos bij de opening van de Open Space en het maken van de agenda. Maar als dat eenmaal is gebeurd en de mensen op hun eigen manier kunnen bijdragen dan zijn de opbrengsten groter dan bij een meer klassieke
conferentie.

 


Uitgangspunten
Belangrijke uitgangspunten van Open Space zijn:
•    verleden, heden en toekomst zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden in de

      organisatie/gemeenschap
•    de werkelijkheid wordt bepaald door zowel feiten als betekenissen
•    samen werken leer je niet door erover te praten: actieve participatie vergroot de betrokkenheid

      van mensen, in veranderen en leren, door samen te doen
•    streven naar veranderen in het hier en nu, in plaats van daar en dan (denken en doen worden

      niet gescheiden)
•    betekenisvolle ervaringen ontstaan door de mens als geheel aan te spreken (mind, body, soul

      and spirit)

Onderliggende principes
Onderliggende principes van Open Space:
•    systeemdenken
•    van management naar leiderschap
•    actieve participatie
•    ontwikkelingsbenadering

Systeemdenken
Systeemdenken is denken in relatiepatronen, in de dynamiek van het systeem waarin de organisatie of gemeenschap leeft’. De werkelijkheid is groter dan we in een organisatie of gemeenschap direct waarnemen. Gevolgen voor een Open Space meeting zijn:
•    verleden, heden toekomst van het "systeem" worden verkend, evenals trends en invloeden van

      buitenaf
•    belanghebbenden worden in beeld gebracht en in diversiteit en variatie uitgenodigd in het

      traject
•    focus op dynamische patronen in plaats van lineaire verbanden tussen oorzaak en gevolg

Van management naar leiderschap
Tussen de 70% en 90% van de veranderprogramma's levert niet de gewenste resultaten op. Hoewel ze meestal zorgvuldig zijn gepland, vaak met de hulp van ervaren adviseurs. Bovendien is het de vraag of de programma's brengen wat de organisatie nodig heeft. Dat komt omdat strategische veranderingen in een snel veranderende wereld om andere vormen van leiderschap vragen dan conventioneel management. De grootste uitdaging voor leiders is om een balans te vinden tussen een duidelijke koers en het uitnodigen tot actieve betrokkenheid. LSI biedt de gelegenheid om een balans te vinden in interactie met betrokkenen. Door het uitnodigen tot zelforganisatie en het nemen van persoonlijke verantwoordelijkheid, zowel tijdens als na afloop van het traject.


Management

Leiderschap

Verandermodel gebaseerd op beheersing en controle


Verandermodel gebaseerd op participatie en zelforganisatie

Opgelegd, top-down benadering


Co-creatie van verandering

Weinig betrokkenheid van interne en externe belanghebbenden, bewustzijn van de huidige werkelijkheid is gering

Brede betrokkenheid van stakeholders, die een multi-perspectief beeld van de werkelijkheid inbrengen, een uitgebreid bewustzijn van de huidige realiteit


Focus ligt op identificeren en oplossen van problemen

Focus ligt op het zien en waarmaken van mogelijkheden voor de toekomst


Visie wordt ontwikkeld door een exclusieve groep van senior-management en experts

Hele organisatie of organisatie-onderdeel is betrokken bij visievorming


Lineair denken bij het ontwikkelen van een strategie

Ontwikkelen van een strategie in een cyclisch proces, met gebruik van systeemdenken in een brede context

 

Actieve participatie
Participatie is iets ander dan "mee mogen doen" of "inspraak hebben". Het betekent dat mensen zich uitgenodigd voelen om hun bijdrage te leveren en dat die bijdrage serieus genomen wordt. Dat betekent dus dat de uitslag van een traject niet (helemaal) van tevoren vast ligt. Open Space maakt gebruik van emergente processen, waarin op enig moment ideeën of conclusies komen ‘bovendrijven’.


De verantwoordelijkheid voor actie ligt bij de deelnemers zelf. Dit betekent ondermeer dat leidinggevenden en adviseurs een deel van de planning en controle uit handen geven. Zij moeten om kunnen gaan met een enige onzekerheid over het procesverloop.
Dat vraagt flexibiliteit en een faciliterende houding. Let wel: beslissingsbevoegdheden blijven bij de formele leiders/managers. Het is van belang om daar van het begin af aan duidelijkheid over te geven.

Participatie betekent ook dat denken en doen zo min mogelijk gescheiden worden. Geen plannen bedenken voor anderen, maar voor je eigen vervolgacties. Waar mogelijk worden acties direct tijdens een bijeenkomst al uitgevoerd.
Een voorbeeld is het ontwerpen en testen van nieuwe werkprocessen met alle betrokkenen. Of een visie bedenken en ter plaatse met betrokkenen ook een actieplan afspreken om die visie te realiseren.

Essentieel is dat ook het ontwerpproces (dat tijdens het hele traject doorloopt) gedaan wordt met een brede vertegenwoordiging van belanghebbenden. Daarom wordt in een vroeg stadium een voorbereidingsteam en/of ontwerpteam gevormd.

Ontwikkelingsprincipe
De LSI-aanpak is gericht op een ‘duurzame’ verandering. Daarmee bedoelen we dat er een  zeker leervermogen/ verandervermogen wordt ontwikkeld. Voor een LSI-traject vraagt dat van de deelnemers:
•    openheid en reflectie om fouten en onzekerheid als onvermijdelijk te accepteren
•    vanuit verschillende perspectieven kijken
•    naar analyse en oplossing van ingewikkelde kwesties
•    vermijden van het opleggen van een georganiseerde actiestructuur; alleen richting geven