Projectmanagement

Businesscase

Home
Crashcourse
Tools
Templates
Modellen en slides
Artikelen
Ondersteuning
Beeldmateriaal
'Grasduinen'

BUSINESS CASE

 

Versie: 0.0

Doc. nummer:

 

Datum: dd-mm-jj

Naam opdrachtgever

 

Voor akkoord:

 

Datum:

Naam opsteller

 

 

Projectcode

 

 

LET OP: De bedragen in deze business case zijn schattingen op grond van de nu beschikbare kennis en feiten.

De werkelijke cijfers en bedragen kunnen afwijken van deze schattingen.

 

De Business Case wordt opgesteld nog voor het project van start gaat, tijdens de Initiatieffase, door de opdrachtgever, zonodig ondersteund door anderen. In de Business Case worden verschillende oplossingsvarianten, zowel kwalitatief als kwantitatief, uitgewerkt en wordt een advies gegeven t.a.v. de oplossingsrichting. De Business Case bevat de redenen waarom een project opgestart dient te worden en vormt samen met de projectopdracht een solide basis voor het project. De Business Case kan gevoelige informatie bevatten denk daaraan bij de verdere verwerking en distributie van gegevens.

 

Achtergrond

Beschrijf de achtergrond voor het idee, het probleem, de ambitie, etc.:

-      welke problemen, oorzaken, ideeŽn of ambities zijn er?

-      aan welke bedrijfsdoelstellingen draagt het idee bij (nut)?

-      welke nadelige effecten heeft het niet uitvoeren van het idee op de bedrijfsdoelstellingen (verantwoord)?

-      welke consequenties zijn te identificeren als het idee niet word uitgevoerd (noodzaak)?

-      waarom heeft deze opdrachtgever deze vraag?

-      waarom heeft de opdrachtgever het resultaat nodig?

-      in welke context wordt het project gestart. Welke afdelingen en bedrijfsprocessen?

-      wordt het project uitgevoerd in een groter verband met andere projecten?

-      zijn er andere ontwikkelingen die een raakvlak hebben met deze Business Case?

-      waarom leeft dit idee juist NU?

-      wat is de aanleiding, historie?

 

 

Probleemstelling of ambitie

Beschrijf het probleem dat moet worden opgelost of de ambitie die moet worden vormgegeven. Dit kan op diverse manieren (strategieŽn) worden aangepakt, onder andere afhankelijk van de rol van de opdrachtgever in het geheel. Enkele voorbeelden:

-      de acceptatiestrategie gaat uit van directe aanvaarding van de probleemstelling van de opdrachtgever. Kortom, je gaat direct aan de slag met de informatie die je van de opdrachtgever ontvangt, zonder zelf nader onderzoek te doen.

-      binnen de lineaire strategie wordt wel verder gekeken, bijvoorbeeld naar onderliggende problemen, betrokken bedrijfsdoelstellingen en andere afhankelijkheden. De inventarisatie van de problemen wordt onderbouwd met feiten en meningen van deskundigen. Deze worden beschreven in de business case.

-      bij de derde mogelijkheid, de groeistrategie, ga je aan de slag met een abstract geformuleerde probleemstelling, die je met het uitwerken van de verschillende oplossingsvarianten verder concretiseert.

 

Beschrijf het probleem in de context van de bijbehorende bedrijfsprocessen. Bepaal de eigenaren van deze bedrijfsprocessen. De problemen worden gerelateerd aan de doelstellingen van de hierboven genoemde bedrijfsprocessen. Daarbij wordt het probleem kwantitatief en meetbaar gemaakt door middel van de

-      ernst: verschil tussen doelstelling van het bedrijfsproces en de huidige situatie

-      groei: de delta van de benodigde verandering

-      urgentie: afhankelijk van het tijdstip waarop het karakter van het probleem verandert.

 

Bepaal de volgorde van belangrijkheid van de geÔnventariseerde problemen en eventuele afhankelijkheden ertussen.

 

 

Beoogd doel

Beschrijf het doel van het op te starten project:

-      wat wil de opdrachtgever met dit project bereiken, waarop wordt de opdrachtgever afgerekend?

-      hoe gaat hij de harde resultaten die het project op gaat leveren, inzetten?

-      wat is de koppeling tussen het te ontwikkelen resultaat en de bedrijfsprocessen?

*        op het doel beoordeelt de opdrachtgever of de opdracht succesvol is verlopen, beschrijf het doel zo concreet mogelijk, zowel kwantitatief als kwalitatief

-      beschrijf de doelen SMART: Specifiek (concreet resultaat), Meetbaar (kwantiteit, kwaliteit, tijd, geld), Acceptabel (voor jezelf en anderen), Realistisch (haalbaar en uitvoerbaar) en Tijdgebonden (in tijdsperiode geformuleerd).

 

 

Toekomstige ontwikkelingen

Hoe past de verandering in de toekomstige ontwikkelingen binnen het domein van het beoogde doel. Welk lange termijn beleid, sluit het aan op toekomstige ontwikkelingen, wat betekent de verandering voor de organisatie. Raakt de verandering meerdere gebieden.

 

 

Specifieke eisen aan de oplossing

Aan welke specifieke criteria dient de oplossing te voldoen?

-      wat is wezenlijk van belang aan de op te leveren oplossing?

-      welk kwaliteitsniveau moet het product hebben? De kwaliteitsverwachtingen worden aan het begin van het project verder gespecificeerd, maar neem hier vast de belangrijke en algemene eisen op. Denk daarbij ook aan kwaliteitsverwachtingen op het gebied van functionaliteit, uiterlijke verschijningsvorm, vereiste kennis- of vaardigheidsniveau om het op te leveren product te kunnen gebruiken, performance, capaciteit, nauwkeurigheid, beschikbaarheid, betrouwbaarheid, ontwikkelingskosten, beheersbaarheid (onderhoudbaarheid), veiligheid, privacy en gebruikersvriendelijkheid.

-      zijn er wettelijke of bedrijfsvoorschriften waaraan moet worden voldaan?

-      moet het product voldoen aan een bepaalde kwaliteitsstandaard?

-      is er een uiterste opleverdatum en waarom?

 

 


Samenvatting van de oplossingsvarianten

Geef hieronder een samenvatting van de oplossingsvarianten die verderop nader uitgewerkt worden. De samenvatting is onderverdeeld in

-      rechtvaardiging van de oplossingsrichting: te verwachten kosten: onderzoekskosten, ontwikkel- en implementatiekosten, exploitatiekosten

-      te verwachten baten: meetbaar en in geld uit te drukken (extra opbrengsten en besparingen),  meetbaar en niet in geld uit te drukken, moeilijk meetbaar

-      haalbaarheid van de oplossingsrichting:

*        het effect van de verandering op de organisatie

*        de weg van de verandering

*        de risico’s van het veranderingstraject

-      tijdsafhankelijkheid van de oplossingsrichting

*        Netto Contante Waarde; hierbij worden de onderzoeks-, implementatie- en exploitatiekosten en de baten tijdens de levensduur van het resultaat en de eventuele restwaarde, teruggerekend naar het moment van de investeringsbeslissing (dit is het moment van besluitvorming over deze business case)

*        duur van de verandering.

 

De schattingen in de Business Case zijn globaal. Probeer niet in dit vroege stadium al te gedetailleerd te plannen en houd een ruime marge aan. Met name de kosten zijn in dit stadium slechts te baseren op globale indrukken, aangezien de werkelijk op te leveren resultaten pas in detail gepland worden tijdens het opstellen van het projectplan in de Definitiefase.

 

De bedragen in de Business Case  kan ook helpen bij het opstellen van een investeringsvoorstel bij het projectplan. Dit investeringsvoorstel dient natuurlijk wel meer op de werkelijkheid gebaseerd te zijn. Alleen als de cijfers veel afwijken van de oorspronkelijke schattingen in de Business Case, kan het verstandig zijn de Business Case opnieuw te evalueren voor het project met de volgende fase verder gaat.

 

Geef in de linker kolom onder “ variant” de korte naam van de oplossingsvariant weer.

Verklaring:

-- zeer ongunstig

- ongunstig

0 neutraal

+ gunstig

++ zeer gunstig

 

Variant

Rechtvaardiging

Haalbaarheid

Tijdsafhankelijkheid

Kosten

Baten

Effect op organisatie

Veranderings

proces

Risico’s

Duur/moment

NCW

NULVARIANT

++

0

++

0

++

++

++

Variant 1

--

++

+

+

0

-

+

Variant 2

0

+

++

++

--

0

0

Etc…

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Advies

Afhankelijk van de opdracht welke is meegegeven aan de opstellers van de business case en afhankelijk van hun rol in de organisatie (vertegenwoordigers van de business?) kunnen zij een advies aan de eigenaar van de business case geven. In andere gevallen beperken zij zich tot het uitwerken van de verschillende oplossingsrichtingen.

 

 

Vervolgstappen

Geef de vervolgstappen die worden gezet naar aanleiding van het besluit over deze business case. Hierbij wordt vooruitgelopen op het hierboven beschreven advies.

-      worden er een of meerdere projecten opgestart?

-      op welke termijn?

-      wie is de beoogde projectmanager?

-      wie zijn de belangrijkste stakeholders?

 

 


NADERE TOELICHTING VARIANTEN

 

NUL-variant

Beschrijf kort de huidige situatie.

-      wat zijn de consequenties als er niets veranderd?

-      welke impact heeft niets doen op de stabiliteit van de business en de technologie?

 

 

RECHTVAARDIGING

Bij de rechtvaardiging van de NUL-variant worden de kosten afgezet tegen de baten.

Kosten

Bereken de volgende drie soorten kosten:

Onderzoekskosten

-      denk aan de kosten voor het opstellen van deze Business Case en mogelijk ander onderzoek. De onderzoekskosten mogen in het eerste jaar worden meegenomen bij het berekenen van de NCW.

Ontwikkel- en implementatiekosten

-      over het algemeen zijn deze er niet in het geval van de NUL-variant. Het kan voorkomen dat er toch een kleine vervangingsinvestering moet worden gedaan.

Exploitatiekosten

Moeilijkheid bij de exploitatiekosten is welke kosten je aan een bepaald proces of systeem toekent, bijvoorbeeld in het geval van een beheercontract voor een aantal systemen of processen.

 

-      wat zijn de huidige exploitatiekosten? Denk hierbij aan

*        afschrijvingen (Is de huidige oplossing al helemaal afgeschreven?)

*        beheerkosten (functioneel en technisch beheer)

*        onderhoudskosten (hardware en software)

*        licentiekosten voor de software

*        personeelskosten

*        kosten voor technische infrastructuur

*        restwaarde (scrap)

-      hoe ontwikkelen de exploitatiekosten zich in de toekomst?

-      worden op korte termijn instandhoudingkosten voorzien?

 

 

Baten

Wat zijn de opbrengsten van de huidige situatie? Niet alle baten zijn in geld uit te drukken. Probeer de baten zoveel mogelijk meetbaar te specificeren. Het gaat erom een overzicht te geven van de bijdragen en de besparingen.

 

-      meetbaar, in geld uit te drukken baten:

*        wat zijn de opbrengsten van de huidige situatie?

-      meetbare, niet in geld uit te drukken baten, zoals:

*        tijdige levering, punctualiteit

*        klant tevredenheid

*        minder fouten, minder klachten, minder terugbetalen?

-      moeilijk meetbare baten, zoals:

*        imago, branding

*        hogere kwaliteit, bijvoorbeeld betrouwbare informatie, etc.

*        veiligheid.

 

 


 

HAALBAARHEID

Hoe haalbaar is niets doen?

Effect op de organisatie

Beschrijf het effect van niets doen op de organisatie, denk daarbij aan Proces, Personeel, Organisatie, Informatie, Techniek, Communicatie, etc.

 

Ook aan ‘niets doen’ zitten twee kanten:

-      de rationele kant; welke impact op het proces, de organisatie (hiŽrarchie), de informatiesystemen, de techniek etc.

-      de emotionele kant; welke emoties, weerstanden worden opgewekt?

 

 

Veranderingsproces

Aangezien er niets gedaan wordt, is er geen doorlooptijd en capaciteit nodig.

Benodigde capaciteit voor het onderhoud is reeds beschreven bij de exploitatiekosten.

 

 

Risico’s van de NUL-variant

Aan iedere oplossingsvariant kleven risico’s; de kans om te worden blootgesteld aan de ongunstige gevolgen van toekomstige gebeurtenissen. Ook aan de NUL-variant. Welke risico’s kleven er aan de NUL-variant?

 

Bij het inventariseren van de risico’s kan je aan de volgende invalshoeken denken:

-      publieke opinie (vakbonden, de buren)

-      wetgeving (Arbo-wet, patentrecht, geluidhinder, privacy)

-      klant (wil de klant het wel)

-      prijs, kwantiteit, kwaliteit (van het product, en/of de dienstverlening)

-      productie- en levertijd

-      cultuur (management, motivatie)

-      financiŽn (investeringen, winst), budgetten

-      organisatie (logistiek, management)

-      technologie (machines, ontwikkelingen)

 

Geef per risico aan of en hoe het risico beheersbaar gemaakt kan worden door middel van maatregelen (Preventie, Reductie, Overdracht, Calamiteitenplan, Verzekeren o.i.d.).

 

 

Risico

Beheersbaarheid

 

 

 

 

 

 

 

 

TIJDSAFHANKELIJKHEID

Duur en moment van het veranderingstraject

Aangezien er niets gedaan wordt, is de duur van de verandering geen onderwerp bij de NUL-variant.

Het moment echter kan wel van invloed zijn. Wellicht is het nu het juiste moment om niets te doen of juist niet. Kortom beschrijf de NUL-variant in relatie tot andere veranderingen.

 

 

Netto Contante Waarde

Bij een Netto Contante Waarde (NCW) berekening worden de onderzoeks-, implementatie- en exploitatiekosten en de baten tijdens de levensduur van het resultaat en de eventuele restwaarde, teruggerekend naar het moment van de investeringsbeslissing (dit is het moment van besluitvorming over deze business case). De levensduur van het op te leveren resultaat wordt vastgesteld door de opdrachtgever, eventueel in overleg met materiedeskundigen.

 

Bepaal de Netto Contante Waarde aan de hand van het NCW-template:

De (geschatte) kosten en baten worden tegen lopend prijspeil berekend. Vervolgens worden deze kasstromen met behulp van de disconteringsvoet contant gemaakt. Als disconteringsvoet geldt de WACC of gewogen gemiddelde vermogenskostenvoet (“weighted average cost of capital”). Dit is het gemiddelde van de rendementseisen van verschaffers van eigen en vreemd vermogen. De som van de contante kasstromen is de Netto Contante Waarde.

 

In het NCW-template moeten een aantal standaard basisgegevens worden opgenomen, zoals de disconteringsvoet (de “WACC”), het rentepercentage en het inflatiepercentage. Vul in overleg met de financiŽle deskundigen verder de volgende gegevens in:

-      de vastgestelde kosten en baten van de NUL-variant (zie voorgaande paragrafen).

-      de periode (de levensduur waarin de uitgaven worden gedaan per jaar in te vullen)

-      de periode (de levensduur) waarin het op te leveren resultaat baten oplevert

 

Voor het berekenen van de NCW bij de nulvariant hoeven alleen de (geschatte) exploitatiekosten en baten contant te worden gemaakt. Er is nl. geen sprake van nieuwe investeringen. Onderzoekskosten mogen alleen in het eerste jaar worden meegenomen.

 

 

Aannames

Welke aannames worden bij de uitwerking van dit scenario gedaan?

 

 

OPLOSSINGSVARIANT 1

Beschrijf kort de voorgestelde oplossing:

-      wat is de voorgestelde verandering?

-      wat zijn de consequenties van deze verandering (impact op proces, techniek, personeel, organisatie en informatie)?

-      wat zijn de consequenties van de oplossing?

-      welke knelpunten worden erdoor verholpen en welke kansen worden ermee vergroot?

-      welke impact heeft deze oplossingsrichting op de stabiliteit van de business en de technologie?

 

 

ZIE VERDER DE BIJ DE NULVARIANTEN WEERGEGEVEN TEKSTEN

 

 

OPLOSSINGSVARIANT 2

Beschrijf kort de voorgestelde oplossing:

-      wat is de voorgestelde verandering?

-      wat zijn de consequenties van deze verandering (impact op o.a. proces, techniek, personeel, organisatie en informatie)?

-      wat zijn de consequenties van de oplossing?

-      welke knelpunten worden erdoor verholpen en welke kansen worden ermee vergroot?

-      welke impact heeft deze oplossingsrichting op de stabiliteit van de business en de technologie?

 

 

ZIE VERDER DE BIJ DE NULVARIANTEN WEERGEGEVEN TEKSTEN

 


 

 

BIJLAGEN, nadere toelichting

Voeg eventuele een nadere toelichting toe voor

-      berekening Netto Contante Waarde (NCW-template)

-      financiŽle analyses

-      mogelijke offertes

-      gelijksoortige business cases (indien mogelijk incl. uitkomsten, evaluatie, etc)

-      ander referentiemateriaal

 

download sjabloon businesscase

download toelichting

Wil je ook op de hoogte worden gehouden van de laatste updates van projectmanagement?
Schrijf je dan nu in!

For Email Newsletters you can trust

Je ontvangt de update van managementmodellensite.nl in dezelfde nieuwsbrief.
 

De site 'Projectmanagement' is onderdeel van GertJanSchop.com.
 
Deze site heeft een directe relatie met onder ander de sites 'Managementmodellensite''Artikelenbase', 'Effectiviteit', 'Organisatieanalyse' en 'Belemmeringen in een veranderproces'.
 
Internet is het communisme op het gebied van informatie. Iedereen is gelijk en iedereen krijgt evenveel (namelijk alles). De informatie op deze site is vrij te gebruiken. Let op wel op een goede bronvermelding.