Projectmanagement

Projectopdracht

Home
Crashcourse
Tools
Templates
Modellen en slides
Artikelen
Ondersteuning
Beeldmateriaal
'Grasduinen'

PROJECTOPDRACHT

Versie: 0.0

Doc. nummer:

 

Datum: dd-mm-jj

Naam opdrachtgever

 

Voor akkoord:

 

Datum:

Naam opsteller

Naam projectleider

 

Projectcode

 

 

Managementsamenvatting

In de projectopdracht worden de volgende onderdelen toegelicht:

-      achtergrond / uitgangsituatie

-      probleemstelling

-      doelstelling

-      resultaat / deliverable

-      afbakening

-      kritische succesfactoren

-      fasering

-      beheersing (Tijd, Geld, Kwaliteit, Informatie en Organisatie)

-      beslismomenten

-      risico’s

-      afhankelijkheden / interfaces.

 

 

Achtergrond

-      welke historische feiten zijn van invloed op het project?

-      hoe ziet de huidige situatie van het project eruit?

-      welke ‘triggers’ kunnen onderscheiden worden om het project juist nu op te starten?

-      wordt het project uitgevoerd binnen een programma of gelijktijdig met gerelateerde projecten?

-      welke aannames zijn van toepassing?

(N.B.: beschrijf bovenstaande punten op compacte wijze).

 

 

Probleemstelling / uitgangssituatie

-      wat is de ongewenste situatie?

-      wat zijn de gevolgen als er niets gedaan wordt? 

-      welke factoren bepalen de complexiteit van het project?

 

 

Doelstelling

Een doelstelling betreft een veranderende eigenschap van een object in de relevante omgeving

-      wat is de doelstelling van het project? Met andere woorden: wat wordt er nagestreefd door de opdrachtgever (en door andere belanghebbenden)?

-      hoe gaat de opdrachtgever de op te leveren resultaten inzetten?

-      op welke wijze dragen de projectdoelen bij aan de bedrijfsdoelstellingen?

 

 


 


Resultaat / deliverable / product

-      wat is er klaar als het project klaar is?

-      welke ‘deelproducten’ worden er uiteindelijk opgeleverd? Probeer hierbij zo concreet mogelijk te zijn, bijvoorbeeld: een adviesrapport, een operationeel informatiesysteem voor P&O, een werkende organisatie, enzovoort.

-      wat is de haalbaarheid / maakbaarheid en afdwingbaarheid van het projectresultaat?.

(N.B.: de omschrijving van het resultaat wordt in later fasen aangevuld / geconcretiseerd met het Programma van Eisen / projectprogramma, Projectontwerp, Realisatieprogramma en het Nazorgprogramma.

 

 

Afbakening

-      wat valt er buiten het project? (Geef hier helder aan wat niet wordt opgeleverd, wat niet klaar is als het klaar is, wat de grenzen zijn).

 

 

Fasering

-      geef voor elke fase aan wat de inhoudelijke activiteiten zijn en welke (tussen)resultaten in elke fase zullen worden opgeleverd.

-      geef voor elke fase aan wat de inhoudelijke activiteiten zijn en welke (tussen)resultaten in elke fase zullen worden opgeleverd.

-      geef voor het gehele project de verwachte startdatum en de geplande einddatum aan, inclusief marges

-      geef tevens de planning van elk van de fasen aan, inclusief marges

Fase 1:  Initiatief

Belangrijkste tussenresultaten:

-     Projectopdracht

 

 

 

 

Inhoudelijke activiteiten (uitgevoerd):

-          ….

-          ….

 

(Ter illustratie: activiteiten die bij deze fase voorkomen zijn:

-      bepalen na te streven doelen c.q. op te lossen problemen

-      beschrijven - zo concreet mogelijk -  van het te bereiken eindresultaat van dit project

-      aangeven wat NIET tot het resultaat behoort).

 

(Aangezien dit document het eind van de initiatieffase is, worden zowel de (uitgevoerde) inhoudelijke activiteiten van deze fase gedetailleerd beschreven als de uit te voeren inhoudelijke activiteiten voor de eerstvolgende fase (=definitiefase). De inhoudelijke activiteiten voor de latere fasen dienen in dit document globaal beschreven te worden).

 

Fase 2: Definitie
(vertalen van resultaat in eisen)

Belangrijkste tussenresultaten:

-     Programma van Eisen (PvE)

 

 

 

 

Inhoudelijke activiteiten:

-          ….

-          ….

 

(Ter illustratie: activiteiten die bij deze fase voorkomen zijn:

-      inventariseren van eisen (wet & regelgeving, functioneel, operationeel, ontwerpbeperkingen)

-      elimineren van strijdige eisen

-      bepalen van hardheid van eisen (afwegen / prioriteren)

-      opstellen van Programma van Eisen

-      laten goedkeuren van Programma van Eisen).

 

Fase 3: Ontwerp
(bedenken van oplossingen / ontwerpen die aan eisen voldoen)
Noot: fasen 3, 4 en 5 kunnen door elkaar lopen

Belangrijkste tussenresultaten:

Projectontwerp
(het is bekend hoe resultaat er exact uit gaat zien)

 

 

 

Inhoudelijke activiteiten:

-          ….

-          ….

 

(Ter illustratie: activiteiten die bij deze fase voorkomen zijn:

-      bedenken / nagaan van oplossingsrichtingen

-      onderling vergelijken van oplossingsrichtingen

-      kiezen van ÚÚn oplossingsrichting

-      uitwerken gekozen oplossingsrichting

-      beschrijven gekozen oplossingsrichting).

 

Fase 4: Voorbereiding
(aangeven welke voorbereidende werkzaamheden nodig zijn om oplossing daadwerkelijk te realiseren)

Belangrijkste tussenresultaten:

Realisatieprogramma

 

 

 

Inhoudelijke activiteiten:

-          ….

-          ….

 

(Ter illustratie: activiteiten die bij deze fase voorkomen zijn:

-      proefdraaien

-      materialen etc. bestellen

-      draaiboek voor de realisatie

-      regelen van gebruik, beheer en onderhoud).

 

Fase 5: Realisatie

Belangrijkste tussenresultaten:

Nazorgprogramma

 

 

 

Inhoudelijke activiteiten:

-          ….

-          ….

 

(Ter illustratie: activiteiten die bij deze fase voorkomen zijn:

-      bouwen van oplossingsrichting

-      in gebruik nemen van oplossing).

 

Fase 6: Nazorg

Belangrijkste tussenresultaten:

 

 

 

Inhoudelijke activiteiten:

-          ….

-          ….

 

(Ter illustratie: activiteiten die bij deze fase voorkomen zijn:

- gebruik verbeteren, beheer en onderhoud).

 

 


 

Beheersing

Tijd

(zie voor een uitwerking van deze beheersfactor de documenten ‘Sjabloon tijdplan’ en ‘Toelichting sjabloon tijdplan’).

 

 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Geld

(zie voor een uitwerking van deze beheersfactor de documenten ‘Sjabloon geldplan’ en ‘Toelichting sjabloon geldplan’).

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Kwaliteit

(zie voor een uitwerking van deze beheersfactor de documenten ‘Sjabloon kwaliteitsplan’ en ‘Toelichting sjabloon kwaliteitsplan’).

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Informatie

(zie voor een uitwerking van deze beheersfactor de documenten ‘Sjabloon informatieplan’ en ‘Toelichting sjabloon informatieplan’).

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Organisatie

(zie voor een uitwerking van deze beheersfactor de documenten ‘Sjabloon organisatieplan’ en ‘Toelichting sjabloon organisatieplan’).

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Voortgangsbewaking

(zie voor een uitwerking van deze beheersfactor de documenten ‘Sjabloon voortgangsrapportage’ en ‘Toelichting sjabloon voortgangsrapportage’).

 

 

 

Beslismomenten

 

 

Beslismoment

Onderwerp

Wie

Wanneer

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Risico’s

-      welke risico’s zijn er?

-      welke maatregelen dienen er genomen te worden?

-      welke marges op TGKIO zijn daarvoor opgenomen?

 

Nr.

Risico

Kans

Impact

Aanpak-strategie

Actie

Datum

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Legenda kolommen:

-      K = Kans: waarschijnlijkheid dat het betreffende risico optreedt. Mogelijke waarden zijn:

o   H = Hoog

o   M = Middel

o   L = Laag.

-      I = Impact: de impact van het risico op het project, indien dit optreedt. Mogelijke waarden hierbij zijn:

o   H = Hoog: showstopper, maatregelen zijn direct vereist

o   M = Midden: maatregelen zijn wel vereist, maar het is geen showstopper

o   L = Laag: er zijn weinig gevolgen, maatregelen zijn ook niet direct noodzakelijk.

. welke maatregelen dienen er genomen te worden?

-      Aanpak strategie: hoe wordt er omgegaan met het risico. Mogelijke waarden zijn:

o   A = Accepteren

o   O = Ontwijken

o   V = Verleggen

o   C = Controleren.

 

Nr.

Risico

Kans

Impact

Aanpak-strategie

Actie

Datum

1

onvoldoende capaciteit beschikbaar om het project binnen de vastgestelde termijn op te leveren conform het aangegeven projectresultaat

H

H

C

-      tijdig gevaar van onvoldoende beschikbare capaciteit bij opdrachtgever aangeven

en/of

-      5% extra marges opnemen in de planning.

 

2

geen co÷rdinatie / afstemming tussen alle projectplannen van gerelateerde projecten, waardoor er ‘gaten’ vallen

H

H

V

-      opdrachtgever adviseren een projectco÷rdinator aan te stellen.

en/of

-      5% extra marge opnemen in de O-planning

 

 

Afhankelijkheden / interfaces

-      welke afhankelijkheden zijn er met welke andere projecten, objecten en/of activiteiten?

-      hebben de veranderingen door dit project gevolgen voor andere projecten, objecten en/of onderdelen binnen de organisatie?

-      welke invloedsfactoren kunnen niet be´nvloed worden? En wat daarmee te doen?

-      welke van deze factoren zijn bepalend voor het kritieke pad van het project en van andere gerelateerde projecten?

 

 

Voor akkoord

Naam opdrachtgever:

 

 

Plaats/Datum

 

Naam Projectleider:

 

 

Plaats/Datum

 

download sjabloon projectopdracht

download toelichting

Wil je ook op de hoogte worden gehouden van de laatste updates van projectmanagement?
Schrijf je dan nu in!

For Email Newsletters you can trust

Je ontvangt de update van managementmodellensite.nl in dezelfde nieuwsbrief.
 

De site 'Projectmanagement' is onderdeel van GertJanSchop.com.
 
Deze site heeft een directe relatie met onder ander de sites 'Managementmodellensite''Artikelenbase', 'Effectiviteit', 'Organisatieanalyse' en 'Belemmeringen in een veranderproces'.
 
Internet is het communisme op het gebied van informatie. Iedereen is gelijk en iedereen krijgt evenveel (namelijk alles). De informatie op deze site is vrij te gebruiken. Let op wel op een goede bronvermelding.