Projectmanagement

Beheersplan informatie

Home
Crashcourse
Tools
Templates
Modellen en slides
Artikelen
Ondersteuning
Beeldmateriaal
'Grasduinen'

INFORMATIEPLAN

 

Leeswijzer

In dit informatieplan worden de volgende onderdelen toegelicht:

-      informatiebeheersysteem: afspraken betreffende codering, indeling en vormgeving, versiebeheer, wijze van vrijgeven, wijzigen en distribueren van (het inhoudelijke deel van) de op te stellen beslisdocumenten

-      opzet documentatie- en archiefsysteem van beslisdocumenten

-      informatieplanning: bij welke inhoudelijke activiteit ontstaan welke beslisdocumenten en wat moet daar op welke wijze mee gebeuren (codering, vrijgave, distributie, archivering en wijzigingenverwerking).

 


 

Informatiebeheersysteem

-      in het informatiebeheersysteem dienen de volgende afspraken te zijn gemaakt met betrekking tot de documentatie:

1.       codering

2.       indeling en vormgeving

3.       versiebeheer

4.       wijze van goedkeuren/vrijgeven/autoriseren

5.       wijzigingsprocedure

6.       distributie.

 

Onderstaand wordt elk van deze punten nader toegelicht.

 

Ad 1: codering

-      zorg ervoor dat de codering aansluit op het gehanteerde documentatie- en archiefsysteem van het project. Een voorbeeld voor een te hanteren codering is als volgt:

.  projectnaam en –nummer

. documentnaam en –nummer

. datum

. versie (status), bijvoorbeeld concept, definitief goedgekeurd.

. blz/blzn

 

Voorbeelden van een volledige code voor documenten zijn:

-      20080511/1609 Projectopdracht Slingerland - definitief goedgekeurd

 

Ad 3: versiebeheer

-      Door versiebeheer wordt duidelijk wat de 'laatst geldende waarheid' is. Een versie wordt weergegeven door middel van een nummering die aangeeft dat een document is gewijzigd. Een document dient hierbij een versienummer te krijgen op het moment dat er aan een document begonnen wordt. Nieuwe versienummers worden toegekend elke keer als het document 'naar buiten' gaat en een inhoudelijke wijziging heeft ondergaan ten opzichte van de vorige versie. Op de volgende bladzijde wordt een tabel weergegeven met een voorbeeld van een mogelijke versienummering.

 

 


 

Informatiebeheersysteem (vervolg)

Voorbeeld van documentstatus

Versie

Status

Toelichting

0.1

in ontwikkeling (intern)

document verlaat het projectteam voor de eerste keer

0.2

in ontwikkeling (intern)

het gewijzigde document verlaat het projectteam voor de tweede keer

0.3

concept (intern)

document verlaat formeel het projectteam en is voorzien van de paraaf van de opsteller en de controleur

0.4

in ontwikkeling (intern)

het document is opnieuw gewijzigd (op/aanmerkingen verwerkt) en verlaat het projectteam

0.5

concept (intern)

document verlaat formeel het projectteam en is voorzien van de paraaf van de opsteller

0.6

definitief (intern)

document verlaat het projectteam en is voorzien van de paraaf van de opsteller, controleur, etc

1.0

vrijgegeven (extern)

document verlaat project en is voorzien van de paraaf van de opsteller, controleur, etc. en een toelichtende brief van de projectleider

1.1

in ontwikkeling (intern)

document is opnieuw gewijzigd en verlaat het projectteam

1.2

concept (intern)

document verlaat het projectteam en is voorzien van de paraaf van de opsteller en de controleur

1.3

definitief (intern)

document verlaat het projectteam en is voorzien van de paraaf van de opsteller, controleur, etc

2.0

vrijgegeven (extern)

document verlaat het project en is voorzien van de paraaf van de opsteller en de controleur, etc  hebben het register geparafeerd en de brief is getekend door de projectleider.

 

-      Bij de distributie van een nieuwe versie moet duidelijk aangegeven worden welke documenten vervallen.

 

Ad 4: wijze van vrijgeven

-      De wijze van vrijgeven valt uiteen in twee delen:

1.    het vrijgeven gedurende het project

2.    het vrijgeven aan het eind van het project, als de resultaten geaccordeerd zijn / moeten worden.

 

De eerste wijze hangt sterk samen met het versiebeheer zoals hierboven is aangegeven. Bij de tweede wijze dient ervoor gezorgd te worden dat alle betrokken partijen het eens zijn met de resultaten en de projectleider hun goedkeuring hiervoor geven (= vrijgeven). Deze goedkeuring dient in een lijst te worden opgenomen en geparafeerd door de betrokkenen. De lijst wordt vervolgens in het projectarchief opgenomen. Hieronder is een voorbeeld van een dergelijke lijst weergegeven:

 

Datum

Naam

Rol binnen het project

Paraaf

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

Informatiebeheersysteem (vervolg 2)

Ad 5: wijzigingsprocedure

-      Wijzigingsprocedures worden vaak aangeduid met de term ‘Verzoek tot Wijziging’ of ‘Change Request’.

-      Een goede wijzigingsprocedure is van wezenlijk belang binnen een project. Hiervoor zijn de volgende redenen aan te geven:

.  het kunnen bepalen van de consequenties van een wijziging voor een project

.  het structureren van alle voorgestelde wijzigingen

.  het dwingen om mogelijke wijzigingen, zelfs de kleinste, via een formele procedure af te handelen, dit

   voorkomt onplezierige verrassingen aan het eind!

.  het communiceren van door te voeren wijzigingen.

-      De procedure voor het doorvoeren van wijzigingsverzoeken kan er als volgt uitzien:

.  laat alle wijzigingsverzoeken ingediend worden via een apart daartoe opgesteld wijzigingsformulier. Op

   de volgende pagina staat een voorbeeld van een dergelijk formulier.

-      Bespreek alle ingediende wijzigingen op een reguliere basis (bijvoorbeeld eens per twee weken) met de betrokkenen.

-      Communiceer alle goed- čn afgekeurde wijzigingen, bijvoorbeeld via de voortgangsrapportage of als onderdeel van de communicatielijnen zoals overeengekomen in het communicatieplan (bijvoorbeeld via een nieuwsbrief).

-      Zorg voor de doorvoering van alle wijzigingen.

-      Documenteer alle afgeronde wijzigingen en neem deze op in het overdrachtsdocument aan het eind van het project.

 

Vaak is wijzigingsbeheer zodanig groot en complex dat er een aparte wijzigingsbeheerder binnen het project is.

 

 


 

Informatiebeheersysteem (vervolg 3)

Verzoek Tot Wijziging-formulier

 

Naam project

 

-      Nummer

 

-      Status

 

-      Projectcode

 

Korte omschrijving aanleiding

 

 

 

Algemene gegevens

-      Naam indiener

 

-      Bedrijfsonderdeel / afdeling / functie

 

-      Telefoonnummer

 

-      Datum

 

Korte omschrijving voorgestelde wijziging

 

 

Huidige situatie

-      Beschrijving probleem

Symptoom:

 

Oorzaak:

 

-      Oplossing

 

Gewenste situatie

Beschrijving

Uitwerking alternatief / alternatieven:

 

Kosten

Kosten van de oplossing(en) in uren

 

Opbrengst

-      Wie hebben baat bij de oplossing

 

-      Tijdsbesparing

 

-      Kostenbesparing

 

-      Kwalitatieve voordelen

 

Afhankelijkheden

-      Deelprojecten

 

-      Andere projecten / programma’s

 

Motivatie om de wijziging door te voeren

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

Informatiebeheersysteem (vervolg 4)

 

 

Ad 6: distributie

-      Inventariseer welke betrokkenen welke documentatie dienen te ontvangen. Er zal namelijk verschil zijn in wie de voortgangsrapportages moeten hebben, wie versie 0.1 en verder van documenten en wie bijvoorbeeld pas versie 1.0. Deel de betrokkenen derhalve in volgens de VERI-indeling:

.  (verantwoordelijk voor) uitvoering van documenten

.  eindverantwoordelijk (goedkeuren)

.  raadpleeg- / klankbordfunctie

.  informeren.

 

 

Documentatie- en archiefsysteem

 

-      Vaak wordt er gebruik gemaakt van een digitaal archief naast een papieren archief. Ten aanzien het digitale archief gelden de volgende aandachtspunten:

.  maak gebruik van een vaste mappenstructuur op het centrale netwerk

.  hanteer een structuur in niveaus, bijvoorbeeld op het hoogste niveau de algemene documenten van het

   project (niveau 1) en vervolgens afdalend in niveaus naar deelprojecten (niveaus 2, 3, enzovoort)

.  maak twee mensen verantwoordelijk voor het doorvoeren van wijzigingen in deze structuur en scherm dit

   af voor overigen

.  verzoeken tot aanpassing of uitbreiding van de mappenstructuur dienen schriftelijk ingediend te worden

.  het verdient aanbeveling onderscheid te maken tussen een werkarchief en een definitief archief. In het

   werkarchief kunnen alle betrokkenen documenten plaatsen (lees- en schrijfrechten), in het definitief

   archief alleen diegenen die daartoe autorisatie hebben (alle anderen hebben alleen leesrechten)

.  het papieren archief bestaat enkel uit documenten die digitaal geplaatst zijn in het definitieve archief.

 

download beheersplan informatie

download sjabloon

Wil je ook op de hoogte worden gehouden van de laatste updates van projectmanagement?
Schrijf je dan nu in!

For Email Newsletters you can trust

Je ontvangt de update van managementmodellensite.nl in dezelfde nieuwsbrief.
 

De site 'Projectmanagement' is onderdeel van GertJanSchop.com.
 
Deze site heeft een directe relatie met onder ander de sites 'Managementmodellensite''Artikelenbase', 'Effectiviteit', 'Organisatieanalyse' en 'Belemmeringen in een veranderproces'.
 
Internet is het communisme op het gebied van informatie. Iedereen is gelijk en iedereen krijgt evenveel (namelijk alles). De informatie op deze site is vrij te gebruiken. Let op wel op een goede bronvermelding.