Projectmanagement

Beheersplan organisatie

Home
Crashcourse
Tools
Templates
Modellen en slides
Artikelen
Ondersteuning
Beeldmateriaal
'Grasduinen'

ORGANISATIEPLAN

 

Leeswijzer

In dit organisatieplan worden de volgende onderdelen toegelicht:

-      projectorganisatie

-      taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle betrokkenen binnen het project (waaronder de opdrachtgever, projectleider, projectmedewerkers en overige organen, zoals commissies, stuurgroepen, werkgroepen, enzovoort)

-      positie van de projectorganisatie ten opzichte van de permanente organisatie

-      communicatieopzet binnen en buiten het project.

 


 

Projectorganisatie

 

-      Het succes van het project zit in de wijze waarop het wordt uitgevoerd. Er moet een goede synergie zijn tussen uitvoering en besturing. Met andere woorden: besturen is vooral de weg vrijmaken voor de uitvoering en implementatie is vooral meters maken in het realiseren en inbedden van elk van de inspanningen. Dit onderscheid moet terugkomen in de structuur van de projectorganisatie.

 

-      Onderstaand wordt een voorbeeld gegeven van een structuur van een projectorganisatie

 


 

 


 

Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (TVB’s)

(Gedelegeerd) opdrachtgever

De (gedelegeerd) opdrachtgever is verantwoordelijk voor:

-      het geven en eventueel bijstellen van de opdracht voor het project

-      het beschikbaar stellen van mensen en middelen

-      het zorgen voor het inpassen van de consequenties van het project in de bedrijfsvoering

-      het formaliseren van genomen beslissingen op beslismomenten

-      het afschermen van het project tegen ongewenste externe invloeden

-      het afstemmen van resultaten met de permanente organisatie.

 

Projectleider

Een projectleider is verantwoordelijk voor:

-      het laten accepteren en accorderen van de projectopdracht

-      het zorgen voor de inrichting van de projectorganisatie die het beoogde resultaat moet bereiken

-      het aansturen van de projectorganisatie die zorg moet dragen voor het opleveren van het projectresultaat

-      het dragen van de verantwoording voor de totstandkoming van het projectresultaat

-      het faseren en structureren van de inhoudelijke activiteiten

-      het laten opstellen van beslisdocumenten, wijzigingsvoorstellen en het zorgen van besluitvorming

-      het bewaken van en rapporteren over de voortgang van het project en de aangegeven projectrisico’s

-      het co÷rdineren en bewaken van contacten met (eventuele) externe betrokkenen

-      het bewaken van de beheersaspecten tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie

-      het beoordelen en accepteren van deelresultaten vanuit de teams

-      het signaleren van knelpunten en het doen van voorstellen voor oplossingen hiervoor.

 

De TVB’s van de diverse projectmedewerkers (bijvoorbeeld een projectplanner of een medewerker projectbureau) hangen af van de specifieke werkzaamheden die zij moeten verrichten.

 

-      Onder overige organen kunnen groepen verstaan worden, zoals een commissie, een stuurgroep, een toetsgroep, een klankbordgroep, een werkgroep, enzovoort. Het hangt af van de grootte, complexiteit en relatie tot de permanente organisatie af welke overige organen van toepassing zijn voor een project.

 

Stuurgroep

De stuurgroep houdt zich als adviesorgaan van de opdrachtgever met name bezig met het creŰren van randvoorwaarden voor een succesvol project. De groep is derhalve verantwoordelijk voor:

-      het fungeren als laatste voorportaal van een escalatiekanaal

-      het meedenken over aansturing

-      het beoordelen van en adviseren over de voortgang aan de hand van de voortgangsrapportage die door de projectmanager wordt aangereikt

-      het beoordelen van en adviseren over de opgeleverde resultaten

-      het geven van adviezen over te nemen besluiten over voorgestelde wijzigingen op de plannen

-      het bewaken van de consistentie zowel binnen het project als tussen de projecten (indien van toepassing)

-      het informeren van de permanente organisatie over de voortgang van het project

-      het adviseren over het goedkeuren van beslisdocumenten, voortgangsrapportages en wijzigingsvoorstellen op vastgestelde mijlpalen.

 

Toetsgroep

De toetsgroep is verantwoordelijk voor:

-      het toetsen van de deel- en eindresultaten zoals deze gedurende het traject worden opgeleverd

-      het fungeren als klankbord voor de programmamanager en de stuurgroep op zowel inhoudelijk als procesmatig gebied

-      het gevraagd en ongevraagd geven van advies over de aanpak en voortgang van het programma.

 


 

Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (TVB’s) (vervolg)

 

In onderstaande tabel zijn de TVB’s van elk van de betrokkenen aan te geven:

 

 

Wie (rol)

Taken

Verantwoordelijkheden en

bevoegdheden

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

Positie van de projectorganisatie ten opzichte van de permanente organisatie

 

-      een permanente organisatie heeft duidelijk een ander rolpatroon dan een projectorganisatie:


 

-      de taakverdeling tussen de projectorganisatie en de permanente organisatie ziet er als volgt uit:


-      Zowel het rolpatroon als de taakverdeling tussen de permanente en de projectorganisatie moeten aan de hand van bovenstaande overzichten helder afgesproken worden om vervelende discussies in de toekomst tussen beide partijen te voorkomen.

 

 


 

Communicatiestructuur

-      maak een overzicht van de communicatiestructuur met verticaal de uit te voeren inhoudelijke activiteiten per fase en horizontaal de betrokken partijen bij dit project. Op de kruispunten komen de bijdragen van de verschillende betrokkenen aan elke inhoudelijke activiteit. De verschillende bijdragen kunnen hierbij bijvoorbeeld als volgt worden aangegeven:

-      Dt

-      doet de activiteit, is er verantwoordelijk voor

-      Dzv

-      draagt er zorg voor dat de activiteit gedaan wordt

-      Kg

-      keurt de uitkomst van de activiteit goed (of af)

-      Wm

-      werkt aan de activiteit mee

-      Adv

-      adviseert bij de uitvoering

-      Oi

-      ontvangt de uitkomst

-      G1

-      geeft informatie om de activiteit te kunnen uitvoeren

-      Beo

-      beoordeelt de uitkomst.

 

-      er dient een overzicht gemaakt te worden van de overlegstructuur zoals deze binnen het project van toepassing zal zijn, waarbij voor elk overleg het doel, de deelnemers, de frequentie en de wijze van verslaglegging aangegeven dient te worden. Hieronder wordt een voorbeeld gegeven van een dergelijke overlegstructuur:

 

Overleg

Doel

Deelnemers

Frequentie

Verslaglegging

Opdrachtgever

Overleg

Informeren (gedelegeerde)  opdrachtgever

Projectleider en (gedelegeerde) opdrachtgever

1 x per 2 weken

1 x A4 met beslispunten en samenvatting op hoofdpunten

Project-rapportage

Informeren (gedelegeerde) opdrachtgever en overige betrokkenen

Projectleider

1 x per 4 weken

Sjabloon voortgangsrapportage

Stuurgroep

Afstemmen besturing project

Stuurgroep, opdrachtgever projectleider

1 x per 2 weken

Voortgangsrapportage. Actie- en besluitenlijst.

Klankbordgroep-

overleg

Verkrijgen inhoudelijke informatie t.b.v. project

Klankbordgroep, projectleider

1 x per 2 weken

Actie- en besluitenlijst

Projectteamoverleg

Bespreken voortgang werkzaamheden binnen het project

Projectmedewerkers, projectleider

1 x per week

Actie- en besluitenlijst

 

 

-       

-       

-       

 

download beheersplan organisatie

download sjabloon

Wil je ook op de hoogte worden gehouden van de laatste updates van projectmanagement?
Schrijf je dan nu in!

For Email Newsletters you can trust

Je ontvangt de update van managementmodellensite.nl in dezelfde nieuwsbrief.
 

De site 'Projectmanagement' is onderdeel van GertJanSchop.com.
 
Deze site heeft een directe relatie met onder ander de sites 'Managementmodellensite''Artikelenbase', 'Effectiviteit', 'Organisatieanalyse' en 'Belemmeringen in een veranderproces'.
 
Internet is het communisme op het gebied van informatie. Iedereen is gelijk en iedereen krijgt evenveel (namelijk alles). De informatie op deze site is vrij te gebruiken. Let op wel op een goede bronvermelding.