Projectmanagement

Beheersplan communicatie

Home
Crashcourse
Tools
Templates
Modellen en slides
Artikelen
Ondersteuning
Beeldmateriaal
'Grasduinen'

COMMUNICATIEPLAN

 

Versie: 0.0

Doc. nummer:

 

Datum: dd-mm-jj

Naam opdrachtgever

 

Voor akkoord:

 

Datum:

Naam opsteller

 

Projectcode

 

 

Het communicatieplan wordt door de projectmanager (of in opdracht van de projectmanager) in overleg met de opdrachtgever en het projectteam opgesteld (en is een van de bijlagen bij het projectplan). Het communicatieplan beschrijft de planning van de benodigde communicatie-uitingen en geeft daarbij antwoord op de vragen “Wie moet wat wanneer weten?” en “Wie moet wat wanneer leveren”. Het communicatieplan bestaat uit dit plan en mogelijke een communicatiekalender waarin de doelgroepenanalyse, de communicatiestrategie en de planning concreet is uitgewerkt.

 

Bij het opstellen en uitvoeren van het communicatieplan worden de volgende stappen onderscheiden:

1.   inventariseren van de doelgroepen

2.   formuleren communicatie doelstellingen

3.   opstellen communicatie strategie (door wie, boodschap, middel, stijl en wanneer)

4.   organiseren van de communicatie

5.   uitvoeren van de communicatie

6.   beheersen van de communicatie.

 

In deze toelichting staan allerlei checklisten met als doel te helpen bij het invullen van het template. Je hoeft niet alle vragen te beantwoorden. Het is de kunst om de juiste vragen bij jouw project te beantwoorden. Schrijf kort en bondig. Begin de zinnen bijvoorbeeld met een werkwoord.

 

Achtergrond

Beschrijf de aanleiding voor het project en maak daarbij gebruik van “de achtergrond” uit het projectplan en/of  uit de projectopdracht.

 

 

Doelgroepen

Inventariseer de doelgroepen uit de omgeving van het project. Welke groepen betrokken zijn bij het project, kortom “Wie moet wat wanneer weten?” en “Wie moet wat wanneer leveren”. Het gaat daarbij om groepen die geen deelnemers zijn in het projectteam, maar wel op ÚÚn of andere manier betrokken bij het project. De interne communicatie beschrijf je in het projectplan bij het beheersaspect organisatie.

 

Neem de doelgroepen met hun doelstellingen (zie volgende paragraaf) op in de communicatiekalender, werkblad doelgroepenanalyse of gebruik eventueel de sjabloon omgevingsanalyse om de doelgroepen in kaart te brengen.

 

1.   Inventariseer en beschrijf de projectomgeving. De omgeving van het project bestaat uit vier soorten doelgroepen:

-      beleidsbe´nvloeders: zijn medebepalend voor het wat van het project. Dit zijn financiers, sponsors en belangenbehartigers (zowel pro als contra). Bijvoorbeeld: directie, managers van de afdeling die het projectresultaat ontvangen, managers van overige bedrijfsonderdelen, OR/vakbonden, projectmanagers van aanpalende projecten. Niet alle partijen worden op dezelfde wijze betrokken of ge´nformeerd:

*        partijen die een grote invloed moeten hebben (die willen of mogen sturen) en die dezelfde doelstelling nastreven, worden direct betrokken bij de besluitvorming rond het project. Zij worden ge´nformeerd door middel van de formele beslisdocumenten.

*        degenen die minder invloed hebben en in mindere mate dezelfde doelstelling nastreven, kan gevraagd worden om bepaalde inspanningen mee uit te voeren, om resultaten te laten toetsen, of kan om advies gevraagd worden

*        betrokkenen met weinig invloed (die men kan gedogen) en die er slechts voor zichzelf iets uit willen halen, kunnen ge´nformeerd worden of …helemaal niet betrokken worden.

-      inputverzorgers: voegen iets toe aan het project om het resultaat te bereiken. Zij helpen bij het opstellen van specificaties, toetsen ontwerpen, testen het resultaat, etc. Bijvoorbeeld: leveranciers, toekomstige gebruikers, medewerkers van aanpalende projecten, proceseigenaren, stafafdelingen, toekomstige beheerders, overige bedrijven waarmee wordt samengewerkt.

-      uitvoerenden: degene die het resultaat daadwerkelijk maken. Dit is het projectteam, maar ook leveranciers of alle betrokkenen die meewerken aan het resultaat. Interne projectcommunicatie (binnen het projectteam) wordt in principe niet in het communicatieplan opgenomen.

-      outputgebruikers: degene die het op te leveren resultaat gaan gebruiken. Dit zijn de toekomstige gebruikers, maar ook de mogelijke slachtoffers. Naast gebruikers kan hiertoe ook behoren een klankbordgroep, een vertegenwoordigersgroep van de eindgebruikers, inspraakgroepen, etc. En de toekomstig beheerders, instandhouders en eigenaren van de resultaten.

 

2.   Verdeel de doelgroepen in categorieŰn, zoals:

-      primaire doelgroep; direct betrokkenen bij het project: besluitvormers, degene die concrete input leveren of met de resultaten gaan werken. Voor het in kaart brengen van de rol van de direct betrokkenen bij het project kun je ook gebruik maken van de sjabloon  VERI-matrix (Verantwoordelijk, Eindverantwoordelijk, Raadplegen, Informeren)

-      secundaire (meer op afstand betrokken) groepen zoals de politieke of besluitvormende tribune.
 

3.   Bepaal de ontvanger van de communicatie, d.w.z. of met een vertegenwoordiger van de groep of met de gehele groep gecommuniceerd gaat worden. Soms is input vanuit een key-gebruiker voldoende, maar informatie over de voortgang dient aan de gehele gebruikersgroep verspreid te worden.

4.   Breng de relaties tussen de verschillende doelgroepen en hun vertegenwoordigers in kaart. Mensen kennen en spreken elkaar. Relaties kunnen zowel formele (hiŰrarchische, procedurele of organisatorische) als informele relaties zijn. Dit is vooral van belang in verband met de timing en de inhoud van de communicatie.

 

 

Doelstellingen

Bepaal per doelgroep wat je met de communicatie wilt bereiken (de doelstelling). Afhankelijk van de inhoud van het project (het beoogde projectresultaat) en de stand van zaken bij de doelgroep, zal de communicatiedoelstelling gericht zijn op:

-      het overbrengen van kennis over, het inzicht geven in of beeldvorming over het resultaat. Voorbeelden hiervan zijn: het geven van een demonstratie of training, het verspreiden van een beschrijving, etc.

-      het veranderen van de houding of oordelen van de betrokkenen. De doelstelling zal dan gericht zijn op het vergroten van de acceptatie en/of vermindering van de weerstand.

-      het veranderen van het gedrag (doen en laten) van de betrokkenen. De doelstelling zal dan gericht zijn op het verkrijgen van medewerking en bijvoorbeeld het gebruik van het resultaat.

 

Om het effect van de communicatie te kunnen meten (zie ook de paragraaf Beheersen) is het van belang de doelen zo concreet mogelijk te beschrijven, bijvoorkeur SMART: Specifiek (concreet resultaat), Meetbaar (kwantiteit, kwaliteit, tijd, geld), Acceptabel (voor jezelf en anderen), Realistisch (haalbaar en uitvoerbaar) en Tijdgebonden (in tijdsperiode geformuleerd).

 

 

Strategie: boodschap, middel, stijl, ontvanger, wanneer en door wie

De hiervoor beschreven doelstelling(en) per doelgroep wordt vertaald in een concrete communicatiestrategie. Beschrijf in bijgeleverde communicatiekalender concreet de volgende aspecten:

-      Boodschap: wat wordt waarover gecommuniceerd? Belangrijk aspect bij de inhoud van de boodschap is goed aan te sluiten bij de belevingswereld van de doelgroep: what’s in it for me?

-      Middel: via welk middel/medium wordt gecommuniceerd? Beschrijf de communicatiemiddelen en –kanalen die ingezet gaan worden per doelgroep per boodschap. Er zijn vele middelen en kanalen beschikbaar. De vorm is belangrijk bij het overbrengen van de boodschap. Te weinig verschillende middelen kan ervoor zorgen dat een deel van de doelgroep niet bereikt wordt. Te veel verschillende middelen juist dat het verwarrend wordt. Enkele mogelijkheden op een rijtje (denk aan zowel de formele als informele communicatie):

*        mondelinge communicatie, bilateraal overleg, (informeel) overleg, werkoverleg, etc.

*        training, bijeenkomsten, presentaties, workshops

*        koppeling, Brief, productiebladen

*        GSM, telefoon, E-nieuws, inter/intranet, email

*        nieuwsbrief, drukwerk en gadgets

-      Stijl: hoe wordt gecommuniceerd? Niet alleen het middel bepaalt de vorm, ook de stijl heeft hierop grote invloed. De stijl kan variŰren van formeel, direct, zakelijk, open en actief tot informeel, indirect, wollig, gesloten en passief.

-      Ontvanger: met wie wordt gecommuniceerd? Bepaal met wie er gecommuniceerd wordt. Soms is dit een vertegenwoordiger en een andere keer de gehele doelgroep.

-      Zender: door wie wordt gecommuniceerd? Bepaal wie de communicatie gaat uitvoeren, d.w.z. zowel de inhoudelijke verantwoordelijke als de uitvoerende.

-      Wanneer: wanneer wordt gecommuniceerd? Beschrijf wanneer de bovengenoemde boodschappen richting de doelgroep moeten gaan. Mogelijkheden: ad hoc, regelmatig, na bepaalde gebeurtenissen (zoals het bereiken van een mijlpaal), etc. Maak dit concreet door bijvoorbeeld aan te geven in welke week gecommuniceerd gaat worden.

 

 

Organisatie van de communicatie

Beschrijf hoe de communicatie vanuit het project georganiseerd is, en denk daarbij aan:

-      het verdelen van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden met betrekking tot de uit te voeren communicatiewerkzaamheden

-      de benodigde mensen aanstellen en eventueel opleiden, zodat ze beschikken over de juiste kennis, vaardigheden en houding

-      het aanwijzen van management van de communicatiewerkzaamheden

-      het inrichten van de beheersing van de communicatieactiviteiten

 

 

Beheersing van de communicatie

De projectomgeving staat niet stil, omstandigheden kunnen/zullen wijzigen:

-      niet alleen de doelgroepen kunnen tijdens het project veranderen, ook de doelstellingen van de communicatie kunnen moeten worden bijgesteld evenals de bijbehorende strategie

-      daarnaast kan het voorkomen dat de beoogde strategie niet het gewenste effect behaald, waardoor deze moet worden bijgesteld.

Evalueer regelmatig zowel de geanalyseerde doelgroepen, bijbehorende doelstellingen als het effect van de communicatie. Om het effect van de communicatie te kunnen meten, is het van belang dat de doelstellingen concreet (SMART) geformuleerd zijn. Evalueer de communicatie ieder geval bij elke faseovergang. Herhaal op dat moment de cyclus van doelgroepen bepalen, doelen stellen en strategie bepalen.

 

Ook aan communiceren, of juist niet communiceren, kleven risico’s. Denk bijvoorbeeld aan het niet bereiken van het beoogde effect met de communicatie. Neem deze risico’s bij voorkeur op in de risicolijst van het projectplan of de separate risicolijst van de bouwsteen risicoanalyse en –management uit de Toolboxplus.

 

Onverwachte gebeurtenissen zullen over het algemeen invloed hebben op de communicatie. Maatregelen tegen onderkende risico’s (ook andere omgevings- of projectrisico’s) kunnen bestaan uit activiteiten die in voorkomende omstandigheden of bij optredende (onverwachte) gebeurtenissen ondernomen zullen worden in de richting van bepaalde doelgroepen. De maatregelen zijn reeds opgenomen in de risicolijst bij de risico’s. Vaak is communicatie van cruciaal belang wanneer (on-)voorziene risico’s werkelijkheid worden. In dat geval kan het nodig zijn in het communicatieplan deze maatregelen rond ‘wat als’ verder uit te werken. Maak zonodig een alternatieve communicatiekalender (de ‘eventualiteitenkalender’), die snel ingrijpen mogelijk maakt.

 

 

Budget

Aan communicatie zijn kosten verbonden. Deze kosten zijn onderdeel van de totale kosten van het project (en het project budget). Specificeer hier de communicatiekosten en denk daarbij aan:

-      kosten van de communicatiemiddelen zoals drukwerk, internetsite, mailberichtgeving, demonstraties etc.

-      kosten voor zaalhuur en catering e.d. voor bijeenkomsten etc.

-      uren voor het uitvoeren van de communicatie en uren voor bijeenkomsten van zowel uitvoerenden als betrokkenen

 

Bijlage

Bijlage:

-      communicatiekalender.

download toelichting communicatieplan

download sjabloon

Wil je ook op de hoogte worden gehouden van de laatste updates van projectmanagement?
Schrijf je dan nu in!

For Email Newsletters you can trust

Je ontvangt de update van managementmodellensite.nl in dezelfde nieuwsbrief.
 

De site 'Projectmanagement' is onderdeel van GertJanSchop.com.
 
Deze site heeft een directe relatie met onder ander de sites 'Managementmodellensite''Artikelenbase', 'Effectiviteit', 'Organisatieanalyse' en 'Belemmeringen in een veranderproces'.
 
Internet is het communisme op het gebied van informatie. Iedereen is gelijk en iedereen krijgt evenveel (namelijk alles). De informatie op deze site is vrij te gebruiken. Let op wel op een goede bronvermelding.