Stappenplan Risicoanalyse

1. Vaststellen doel

2. In kaart brengen risico’s

3. Vaststellen belangrijkste risico’s betrokkenheid

4. In kaart brengen maatregelen geven

 

Voorbereiden bijeenkomst:

1.   Vaststellen doel

-      wat wil wie met de risicoanalyse bereiken?

.  betere projectbeheersing

.  betere onderbouwing prioriteiten

.  betere beslissingsondersteunende informatie

.  meer zicht op haalbaarheid van de TGKIO-planningen

-      waar ligt de focus (tijd, geld, kwaliteit, informatie of organisatie)?

-      op welke fase van het (deel-)project, mijlpalen of (deel-)resultaat is de analyse gericht?

-      vanuit welke invalshoek(en) wordt gekeken om risico’s te identificeren? Voorbeelden van invalshoeken zijn:

.  technisch

.  organisatorisch

.  ruimtelijk/planologisch

.  politiek/bestuurlijk

.  juridisch/wettelijk

.  financieel/economisch

.  sociaal/maatschappelijk

-      vaststellen wie mee doen aan de risicoanalyse

.  wie is opdrachtgever voor de analyse?

.  wie is de opdrachtnemer van de analyse?

.  wie doen wat van de analyse zelf, wie voeren de analysewerkzaamheden uit?

.  wie gaat het analyseresultaat gebruiken of ondervindt de gevolgen ervan?

Daartoe is het vaak nodig een beknopt onderzoek te doen naar de project- en omgevingsactoren:

-      wie beslissen er over het project (wie is de opdrachtgever)?

-      wie is de projectleider?

-      welke anderen zijn op welke wijze betrokken bij het project?

-      wie voeren de projectwerkzaamheden uit?

-      wie krijgen met het gebruik, beheer en onderhoud van het projectresultaat te maken?

(op basis van de lijst met namen die volgt uit het beantwoorden van de bovenstaande vragen kan vastgesteld worden wie er met welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden gaan deelnemen aan de risicoanalyse, als mogelijke input kan een omgevingsanalyse worden gebruikt)

-      vaststellen wie de (eventuele) analysebijeenkomst zal leiden/begeleiden.

Uitvoeren van de bijeenkomst:

2.   In kaart brengen van de risico’s

-      iedere deelnemer bedenkt de tien belangrijkste risico’s

-      elk risico is geformuleerd in oorzaak en gevolg, een risico is geen vraag en bestaat niet uit één woord. Hieronder een voorbeeld.

-      gezamenlijk alle genoemde risico’s bespreken en zo mogelijk de risico’s nog concreter formuleren.

3.   Vaststellen belangrijkste risico’s

-      iedere deelnemer verdeeld 100 punten over de risico’s
(men hoeft geen punten toe te kennen aan alle risico’s, maar mag een selectie maken van minimaal 5 en maximaal 20 risico’s)

-      inventariseren van de belangrijkste risico’s en gezamenlijk een top 10/20 samenstellen

-      toekennen van een kans- en effect-score aan de top 10/20 risico’s: scores van 1 tot 4, waarbij geldt dat risico = kans * effect. Hieronder staan voorbeelden gegeven voor kans en effecten voor de beheersfactoren TGKIO:

De ervaring leert dat met name de risico’s voor tijd (vertraging) en geld (extra kosten) op deze wijze worden ingeschat.

4.   In kaart brengen maatregelen

-      voor top 10/20 risico’s maatregelen per risico inventariseren

-      gezamenlijk alle genoemde maatregelen bespreken en zo mogelijk de maatregelen nog concreter formuleren

-      gevolgen van de maatregelen ‘doorrekenen’ in te hanteren marges op de TGKIO-beheerseisen

-      voor iedere maatregel moet iemand verantwoordelijk worden gemaakt

-      documenteren van de resultaten van de risicoanalyse (zie sjabloon risicoanalyse) en opnemen van de marges in de TGKIO-beheersplanningen.