Projectmanagement

Prince2 templates

Home
Crashcourse
Tools
Templates
Modellen en slides
Artikelen
Ondersteuning
Beeldmateriaal
'Grasduinen'

Bijgaand tref je een aantal Prince 2 templates aan voor het toepassingen van de Prince 2 projectmethodiek. Elke template kan helpen bij het realiseren van de producten van het project.

 

De templates zijn gekoppeld aan de Prince 2 processen. Elk proces heeft projectinformatie nodig en zal weer nieuwe projectinformatie opleveren. Zo heeft het proces ‘Initiating a project’ als input Project Brief en als output Project Initiation Document.

De benodigde projectinformatie is beschreven in de CCTA Prince 2 manual ‘Managing Successful Projects’ in de vorm van ‘product outlines’. De product outlines geven aan over welke aspecten afspraken gemaakt moeten worden in het project. Afhankelijk van het project kunnen deze afspraken soms mondeling gemaakt worden, in andere gevallen is schriftelijke vastlegging noodzakelijk.

De templates kunnen gebruikt worden voor deze schriftelijke vastlegging.

Voor de optimale toepassing van Prince 2 en de templates is het aan te raden om het handboek ‘De kleine Prince 2, projectmanagement voor kleine en middelgrote projecten’ of de Prince 2 manual ‘Managing Successful Projects’ te raadplegen.

 

 

Doel van de templates

 

De templates hebben tot doel om een projectmanager op weg te helpen bij het maken van documenten ter ondersteuning van het project. Bijvoorbeeld wat komt er in het Project Initiation Document (PID) te staan en wat kan er in een End-of-project Report staan.

 

 

Bereik van de templates

 

Iedereen die Prince 2 als projectmanagement methodiek gebruikt, kan de templates gebruiken bij het realiseren van zijn project. De templates zijn bruikbaar in de verschillende processen van een project zoals Prince 2 deze onderscheidt.

 

 

Hoe zijn de templates succesvol te gebruiken?

 

De templates zijn eenvoudig met MS Word op te starten en te gebruiken. In de templates is een zeer complete lijst items opgenomen. Niet alle items zijn echter voor alle projecten relevant. Voor de meeste projecten zijn de templates daardoor overcompleet. Alleen bij zeer grote projecten waar bijvoorbeeld veel verschillende teams aan werken op verschillende locaties met meerdere onderaannemers kan het zinvol zijn alle templates uitgebreid te gebruiken. Het gaat er bij elk project steeds om het gebruik van Prince 2 goed af te stemmen op de situatie. Lees hoofdstuk 4 uit De Kleine Prince 2 over het verkrijgen van de juiste afstemming van Prince 2 op het project.

 

Het blind toepassen van alle templates zal vaak leiden tot een overvloed aan informatie waar het project niet bij gebaat is. Stel je daarom bij het gebruik van elke template de volgende vragen:

·         is Prince 2 in de organisatie een geaccepteerde projectmanagement methodiek?

·         is de organisatie bekend met de Prince 2 terminologie?

·         is het gebruikelijk dat in de organisatie procedures worden gevolgd en zijn deze ook beschreven? Als de organisatie niet gewend is om veel op papier te zetten, dan kan het gebruik van volledige templates erg bureaucratisch overkomen. Waar zit mijn opdrachtgever op te wachten, een lijvig rapport of 1 A4-tje?

·         welke informatie is noodzakelijk om overeenstemming met de betrokkenen te krijgen en welke templates kan ik daarvoor gebruiken? Denk hierbij aan project board leden, teamleden en gebruikers.

·         welke templates zijn voor het projectmanagementteam handig om het project te realiseren?

·         zijn alle items van een template relevant?

·         waar kun je als projectmanager op sturen en dus over rapporteren?

·         ga je gebruik maken van de Engelse of Nederlandse Prince 2 termen (zie vertaallijst).

 

Een aantal praktische tips:

·         maak indien mogelijk gebruik van grafische weergave (Product Breakdown Structure, Product Flow Diagram en projectorganisatie). Plaatjes doen het altijd beter dan tekst;

·         gebruik alleen een beperkt aantal templates als een organisatie nog nooit met Prince 2 gewerkt heeft (Mandate, PID, Highlight, Exception en Checkpoint zijn snel en goed te gebruiken);

·         pas de templates aan op basis van de huisstijl van een organisatie;

·         beperk de meeste templates (rapportages) tot maximaal 1 A4-tje;

·         vaak kunnen templates worden samengevoegd. In de praktijk worden Project Mandaat en Project Brief vaak samengevoegd. Dit reduceert een procedurele stap.
Aan het einde van een project kun je de volgende producten combineren tot één ‘End of Project report’: End Project Report, Follow-on Action Recommendation, Lessons Learned Report en Post Project Review;

·         laat je niet leiden door de items op de templates maar door de Prince 2 processen en de bijbehorende activiteiten. Kijk als eerste naar het doel achter een proces en bedenk dan in hoeverre een template dat doel in het project ondersteunt. Raadpleeg dus altijd de Prince 2 manual of De kleine Prince 2.

  

Inhoudsopgave

 

In onderstaande tabel is aangegeven welke templates aanwezig zijn.

 

Overzicht templates

Prod nr

Naam template

M01

Project Mandate

M02

Project Brief

M03

Project Initiation Document

M04

Product Description

M05n

Stage Plan

M06n

End Stage Report

M07

End Project Report

M08n

Checkpoint Report

M09n

Highlight Report

M10n

Exception Report

M11

Lessons Learned Report

M12

Communication Plan

Q01

Issue Log

Q01n

Project Issue

Q02

Risk Log

Q02n

Risk

Q03

Quality Log

Q03n

Quality Review Form

Q04

Product Checklist

Q05n

Work Package

Q06mn

Timesheet

Q07

Post Project Review

Q09n

Off-Specification

Q10n

Request for Change

Q11

Follow-on Action Recommendations

 

Downloads:

m01

m06

m11

q02n

q06

m02

m07

m12

q03

q07

m03

m08

q01

q03n

q09n

m04

m09

q01n

q04

q10

m05

m10

q02

q05n

q11

Wil je ook op de hoogte worden gehouden van de laatste updates van projectmanagement?
Schrijf je dan nu in!

For Email Newsletters you can trust

Je ontvangt de update van managementmodellensite.nl in dezelfde nieuwsbrief.
 

De site 'Projectmanagement' is onderdeel van GertJanSchop.com.
 
Deze site heeft een directe relatie met onder ander de sites 'Managementmodellensite''Artikelenbase', 'Effectiviteit', 'Organisatieanalyse' en 'Belemmeringen in een veranderproces'.
 
Internet is het communisme op het gebied van informatie. Iedereen is gelijk en iedereen krijgt evenveel (namelijk alles). De informatie op deze site is vrij te gebruiken. Let op wel op een goede bronvermelding.