Projectmanagement

Projectreview en -audit

Home
Crashcourse
Tools
Templates
Modellen en slides
Artikelen
Ondersteuning
Beeldmateriaal
'Grasduinen'

 

PROJECTAUDIT

Versie: 0.0

Doc. nummer:

 

Datum: dd-mm-jj

Naam opdrachtgever

 

Voor akkoord:

 

Datum:

Naam opsteller

Naam projectleider

 

Projectcode

 

 

Managementsamenvatting

In het eindverslag / de eindrapportage van de projectaudit worden de volgende onderdelen toegelicht:

-      organisatie van de audit (opdrachtgever, uitvoerende partij, andere betrokkenen)

-      aanleiding

-      doel(en)

-      werkwijze

-      beoordelingscriteria en -categorieŽn

-      scope

-      resultaten

-      conclusies

-      aanbevelingen.

(N.B.: het verschil met een projectreview is, dat de laatste door de betrokken partijen bij het project zelf wordt uitgevoerd.)

 

 

Opzet en aanpak audit

-      T-planning: wanneer vindt de audit plaats en welke capaciteit is daarvoor nodig?

-      G-planning: wat gaat de audit kosten en wat levert die op?

-      K-planning: aan welke kwaliteitseisen moet de audit voldoen en wie zorgt daar op welke wijze voor?

-      I-planning; hoe eenduidig en gedetailleerd moeten de uitkomsten van de audit zijn gedocumenteerd? En hoe wordt omgegaan met evntueel nodige tussentijdse aanpassingen van de review?

-      O-planning: wie is de opdrachtgever van/voor deze review? wie is de opdrachtnemer van deze review? wie werken op welke wijze mee aan deze review (informant, slachtoffer, gebruiker, beoordelaar, enzovoort)?

 

 

Aanleiding

-      wat is de aanleiding van deze audit?

(N.B.: er hoeft geen specifieke aanleiding te zijn. Het houden van bijvoorbeeld ťťn audit per project kan ook met de betrokken partijen afgesproken zijn.)

 

 

Doelen

-      welke doelen wordt met de audit nagestreefd (bijvoorbeeld meer inzicht in het wel en wee van het project of van het projectmanagement)?

 

 

Werkwijze

-      welke werkwijze wordt gehanteerd om de audit op te kunnen stellen?

(N.B.: vaak wordt de volgende werkwijze gehanteerd:

-      normen worden opgesteld waartegen de audit plaatsvindt

-      gegevens over het project worden verzameld (via onder meer voortgangsrapportages, activiteiten- en beheersplannen). In bijlage 1 van dit document vind je een lijst met mogelijke vragen die daarbij gehanteerd kunnen worden

-      kritische succes– en faalfactoren worden opgesteld

-      verdere detailgegevens worden verzameld (via bijvoorbeeld interviews met betrokkenen)

-      beoordeling van alle gegevens gevolgd door het opstellen van conclusies en aanbevelingen.)

 

 

Beoordelingscriteria en -categorieŽn

-      op basis van de confrontatie van de bevindingen met de kritische succes- en faalfactoren komt de auditor tot conclusies en aanbevelingen. Daarnaast wordt vaak een ‘overall’-beoordeling gegeven op basis van (bijvoorbeeld) de volgende categorieŽn:

- slecht                 Het project voldoet niet aan de gestelde norm (minder dan 40%)

- onvoldoende    Het project voldoet beperkt aan de gestelde norm (40-60%). Verbeteringen zijn alleen met ingrijpende maatregelen te realiseren

- matig                 Het project voldoet gedeeltelijk aan de gestelde norm (60-80%). Verbeteringen zijn te realiseren, doch de hiervoor benodigde inspanning heeft direct consequenties voor tijd, geld of kwaliteit van het project

- voldoende        Het project voldoet grotendeels aan de gestelde norm (80%). Verbeteringen zijn eenvoudig te realiseren, zonder directe consequenties voor ťťn van de beheersaspecten tijd, geld of kwaliteit

- goed                  Het project voldoet volledig aan de gestelde norm. Verbeteringen zijn niet noodzakelijk.

 

 

Scope

-      wat is de scope van de audit?

 

 

 

Resultaten

Kritische succes- of faalfactor

Beoordeling

Toelichting

 

 

 

 

 

 

 

 

‘Overall’-beoordeling:

 

 

Conclusies

 

 

 

 

Aanbevelingen

 

 

 

 

Voor akkoord:

Naam opdrachtgever:

 

 

Plaats/Datum

 

Naam Projectleider:

 

 

Plaats/Datum

 

 


Bijlage 1: lijst met vragen

 

Hieronder wordt een lijst met vragen weergegeven, die bij een audit gehanteerd kunnen worden:

 

Ten aanzien van: Start project / Projectopdracht

-      is er ťťn opdrachtgever?

-      is er een Project Start Up (PSU) gehouden?

-      wordt er een projectmanagementmethode toegepast?

-      is er een kosten / batenanalyse (businesscase)?

-      is het budget ter beschikking gesteld?

-      is er een opdracht gegeven tot het opstellen van een projectopdracht?

-      zijn doelen, aanleiding, (impliciete) verwachtingen afgestemd met gebruikers en duidelijk vastgelegd in de

     projectopdracht?

-      zijn eindproducten geÔnventariseerd, meetbaar en afgestemd met de betrokkenen?

-      zijn acceptatie-eisen geÔnventariseerd, meetbaar en afgestemd met de betrokkenen?

-      zijn de doelen helder en duidelijk beschreven?

-      is de relatie tussen de beschreven doelen in de projectopdracht met de bedrijfsdoelen helder?

-      zijn de kwaliteitseisen en acceptatiecriteria beschreven?

-      is er een risicoanalyse uitgevoerd?

-      zijn de afhankelijkheden beschreven?

-      zijn de beheersaspecten uitgewerkt in de projectopdracht?

-      zijn er marges afgesproken in de beheersfactoren waarbinnen de projectmanager vrijheid van handelen heeft?

-      is de projectopdracht goedgekeurd?

-      zijn de stakeholders in kaart gebracht?

-      zijn er afspraken gemaakt over het bijwerken en opstellen van een nieuwe versie van de projectopdracht?

-      levert het project volgens de fasering alle resultaten op die genoemd staan bij de resultaten?

-      is er een detailplan voor de volgende fase?

 

Ten aanzien van: Kosten / baten-analyse(KBA)

-      zijn er verschillende oplossingsvarianten uitgewerkt?

-      is de niets dien-variant onderzocht?

-      is er met feitelijke gegevens gerekend in de KBA?

-      zijn de ontwikkel- en implementatiekosten in de KBA bijgewerkt naar aanleiding van voortschrijdend

     inzicht?

-      zijn de baten beschreven op een manier die na afloop van het project gemeten kunnen worden?

-      is de haalbaarheid bij de diverse oplossingsvarianten uitgewerkt?

-      zijn verschillende scenario's doorgerekend aan de hand van parameters uit een gevoeligheidsanalyse?

-      wordt de rechtvaardiging en haalbaarheid van de KBA bij een faseovergang bekeken?

-      wordt de impact van wijzigingen in het projectplan op de KBA gecontroleerd?

-      als het project onderdeel is van een programma, zijn de gegevens van de KBA van het programma dan

     doorgerekend in de KBA van het project en vice versa?

 

Ten aanzien van: Tijd

-      zijn in de planning alle voor de op te leveren resultaten benodigde activiteiten opgenomen?

-      zijn alle aannames bij het opstellen van de schatting en planning gedocumenteerd?

-      zijn voor alle soorten resources (personeel, hardware, software, ruimte) de behoeften bepaald en vastgelegd?

-      zijn in de planning activiteiten ten behoeve van audits, testen, e.d. opgenomen?

-      is rekening gehouden met verbeterwerkzaamheden (zie ook: Verandermanagement)?

-      zijn afhankelijkheden, benodigde inzet en resources opgenomen bij alle activiteiten van de planning?

-      is benodigde capaciteit van interne medewerkers expliciet toegezegd door betrokken lijnmanagers?

-      zijn schattingen voor inzet van de opdrachtgever (en eventueel stuurgroepleden) expliciet gemaakt, gedocu

     menteerd en afgestemd met betrokkenen?

-      zijn afspraken gemaakt c.q. maatregelen genomen om personeelsverloop, ziekte, vakantie, enzovoort op te

     vangen?


 

-      zijn planningsvoorwaarden vanuit de klant, technologie, leveranciers of management vastgesteld en verwerkt

     in de projectplanning?

-      is bij de planning rekening gehouden met resourcebeperkingen, eindige capaciteit, enzovoort?

-      is vastgesteld welke activiteiten op het kritieke pad liggen?

-      indien de projectplanning niet binnen de in de projectopdracht gestelde acceptatie-eisen haalbaar is: is dit

     teruggekoppeld aan de opdrachtgever en zijn nieuwe eisen afgesproken?

-      worden gewerkte tijden, doorlooptijden en nog te besteden uren gevolgd in de projectplanning?

-      is de planning nog actueel?

-      zijn aanpassingen als gevolg van overschrijdingen van marges (tijd, geld of kwaliteit) verwerkt in een nieuwe

     planning?

 

Ten aanzien van: Geld

-      is de budgetaanvraag via juiste kanalen verlopen?

-      is de financiŽle planning opgesteld aan de hand van de capaciteitsplanning van benodigde resources?

-      zijn er afspraken gemaakt over het al of niet doorbelasten van interne resources?

-      wordt er conform de afspraken omtrent doorbelasten interne resources gehandeld?

-      zijn alle soorten kosten (intern, extern), voor bijvoorbeeld aan te schaffen producten, reizen, hulpmiddelen,

     faciliteiten, feestjes, overhead, opleiding, enzovoort opgenomen in het budget?

-      zijn kosten voor externe middelen gebaseerd op actuele offertes?

-      zijn alle aannames ten aanzien van schattingen en kosten (aantal/prijs) gedocumenteerd en afgestemd met

     leveranciers voor de duur van het project?

-      is er een wijzigingsbudget (ten behoeve van toekomstige wijzigingen in specificaties) opgenomen in het

     totale budget?

-      is er een risico-opslag opgenomen in het budget overeenkomstig het risicoprofiel van het project?

-      zijn er procedures ingericht om de projectuitgaven te volgen en te vergelijken met specifieke onderdelen van

     het projectbudget?

-      is er exploitatiebudget opgenomen?

-      worden actuele kosten gevolgd en vergeleken met de oorspronkelijk geschatte kosten?

-      is de financiŽle verslaglegging actueel?

-      zijn contractuele issues (resources, materiaal, garantie, licenties) die afgehandeld moeten zijn voor het einde

     van het project, geÔdentificeerd, gedocumenteerd en afgestemd?

-      zijn de beheercontracten rond?

-      is er een plan voor het afronden van alle financiŽle verplichtingen om het project af te sluiten?

 

Ten aanzien van: Kwaliteit

-      zijn de acceptatiecriteria beschreven in de projectopdracht?

-      zijn de kwaliteitsverwachtingen van de opdrachtgever eenduidig gedefinieerd en daarmee expliciet gemaakt?

-      zijn de standaards en procedures voor zowel de inhoudelijke (vaktechnische) uitvoering als de procesmatige

     uitvoering beschreven in de projectopdracht?

-      is het projectteam op de hoogte van deze geldende standaards, richtlijnen, kwaliteitsbeleid en procedures?

-      wordt er conform deze standaards gewerkt?

-      is er een kwaliteitsplan?

-      worden kwaliteitsbeoordelingen (proces en product) gehouden zoals vastgelegd in het kwaliteitsplan? (re

     views, tests)

-      worden producten tijdig voor de kwaliteitsbeoordeling opgeleverd?

-      wordt er van elke audit een verslag gemaakt?

-      worden de audits of tests door de juiste personen uitgevoerd?

-      zijn gebruikers of beheerders betrokken bij de kwaliteitsbeoordelingen?

-      is er een actueel overzicht van de status van de kwaliteitstoetsen?

-      wordt het rework op de getoetste producten direct uitgevoerd en worden producten helemaal afgemaakt?

-      wordt het rework (alle acties uit de audit) nogmaals getoetst?

-      ligt de voortgang van de kwaliteitsbeoordelingen op schema?

-      is de projectmanager op de hoogte van de daadwerkelijk kwaliteit van de opgeleverde producten?

-      wordt het kwaliteitsproces voldoende bewaakt?

 

Ten aanzien van: Informatie

-      is er een projectdossier ingericht (digitaal en fysiek) en is de procedure hoe ermee omgegaan dient te worden

     beschreven?

-      bevat het projectdossier zowel de product- als de projectmanagementdocumentatie?

-      zijn de juiste documenten terug te vinden in het projectdossier (is de structuur eenvoudig te begrijpen en is

     de naamgeving van de documenten helder)?

-      kennen de projectleden de structuur van het projectdossier en de procedures?

-      hebben alle projectleden toegang tot het projectdossier?

-      is het projectdossier actueel?

-      is het configuratiebeheer ingericht met betrekking tot zowel de inhoudelijke als de managementproducten?

-      is de procedure omtrent configuratiebeheer voor alle projectleden helder?

-      kan een product niet gelijktijdig door meer projectleden worden aangepast?

-      hebben producten versienummers?

-      zijn oude versies gemakkelijk terug te vinden?

-      is een projectlid verantwoordelijk voor het configuratiebeheer?

-      wordt bij een faseovergang het projectdossier voor het afgeronde deel geschoond en gearchiveerd?

 

Ten aanzien van: Organisatie

-      is de projectorganisatie beschreven en goedgekeurd in de projectopdracht?

-      is de organisatiestructuur actueel?

-      kent elk lid uit het projectteam zijn rol, taken en verantwoordelijkheden?

-      vervult elk lid uit het projectteam zijn taken en verantwoordelijkheden op de juiste wijze?

-      is er ťťn opdrachtgever?

-      zijn er beperkingen aan de bevoegdheden van de opdrachtgever?

-      is er regelmatig overleg tussen opdrachtgever en projectmanager?

-      kent de opdrachtgever de projectleden?

-      is de opdrachtgever op de hoogte van de actuele stand van zaken (voortgang), risico's en aandachtspunten?

-      is het duidelijk aan wie de opdrachtgever rapporteert over het project (lijnmanagement en/of programmama

     nagement)

-      is er een stakeholderanalyse uitgevoerd?

-      zijn de belangrijkste stakeholders vertegenwoordigd in de stuurgroep?

-      zijn (eventuele) leveranciers vertegenwoordigd in de stuurgroep?

-      zijn teamrollen, persoonlijke rollen en verantwoordelijkheden gedefinieerd en gedocumenteerd?

-      is de voor het project benodigde kennis, kunde en ervaring in beeld gebracht en gedocumenteerd?

-      is de projectmanager nauw betrokken geweest bij de selectie van het projectteam?

-      is er een evenwichtige teamsamenstelling (denk aan de Belbin-types)?

-      zijn er aftrapbijeenkomsten gehouden en begrijpt het projectteam hun taken, verantwoordelijkheden en

     bevoegdheden?

-      zijn training- en opleidingsbehoeften geÔdentificeerd, gepland en afgerond voor alle teamleden?

-      zijn toekomstig gebruikers opgenomen in het projectteam?

-      zijn toekomstig beheerders opgenomen in het projectteam?

-      wordt aan het begin van een nieuwe fase de projectorganisatie aangepast aan de volgende fase?

-      wordt aan het begin van een nieuwe fase de stuurgroep aangepast aan de volgende fase?

-      zijn overlegstructuren (opdrachtgever, stuurgroep, projectteam) vastgelegd in het projectplan en wordt er op

     de afgesproken wijze gewerkt?

-      wordt voorafgaand aan een overleg een agenda opgesteld en wordt na afloop een (kort) verslag gemaakt?

-      komen de agendapunten tijdens het overleg ook daadwerkelijk aan de orde?

-      worden eenduidige besluiten genomen tijdens de overleggen, voor zover dat binnen de bevoegdheden van het

     betreffende gremium ligt?

-      is de projectmanager op de hoogte van de actuele stand van zaken (voortgang), risico's en aandachtspunten in

     het project of in de deelprojecten?

-      zijn de projectleden tevreden over het functioneren van de projectmanager?


 

-      is de opdrachtgever tevreden over het functioneren van de projectmanager?

-      zijn de projectleden tevreden over de interne communicatie?

-      zijn de projectleden tevreden over de samenwerking?

 

Ten aanzien van: Communicatie

-      is er een doelgroepenanalyse uitgevoerd?

-      is er een communicatieplan opgesteld inclusief communicatiekalender?

-      wordt er gewerkt conform dit plan?

-      is het project bekend gemaakt in zowel de organisatie van de klant als in de interne organisatie dit ter vergro

     ting van bekendheid/bewustwording van het project

-      zijn de verschillende doelgroepen voldoende geÔnformeerd over het project en de op te leveren projectresul

     taten?

-      bestaat er draagvlak voor het project bij het management?

-      bestaat er draagvlak voor het project bij de gebruikers?

-      zijn toekomstig gebruikers voldoende betrokken bij het project?

-      is er een (sterke) teamgeest tussen het projectteam en de toekomstige gebruikers?

-      zijn toekomstig beheerders voldoende betrokken bij het project?

-      is er een (sterke) teamgeest tussen het projectteam en de toekomstige beheerders?

-      wordt vanuit de staande organisatie de benodigde informatie tijdig opgeleverd?

-      zijn de onderkende afhankelijkheden (met andere projecten en/of afdelingen) voldoende geborgd in het

     communicatieplan?

 

Ten aanzien van: Risico-analyse en risicomanagement

-      is de risicoanalyse uitgevoerd met alle belangrijke betrokkenen: opdrachtgever, klant, leveranciers, klanten,

     beheerders?

-      is er gebruik gemaakt van de ervaringen van soortgelijke projecten (lessons learned).

-      zijn de geÔdentificeerde risico's beoordeeld (kans * effect)?

-      zijn de risico's opgenomen in de risicolijst en zijn prioriteiten aangebracht?

-      zijn bij de belangrijkste risico's maatregelen bedacht en ingevoerd?

-      zijn deze maatregelen opgenomen in de planning en consistent doorgevoerd in de plannen bij de beheersas

     pecten?

-      is de opdrachtgever akkoord met de maatregelen?

-      zijn de benodigde middelen voor het invoeren van de maatregelen toegewezen aan het project?

-      is aan elk risico een eigenaar toegewezen en is deze daarmee akkoord?

-      wordt er in de voortgangsrapportage goed gerapporteerd over de risico's en bijbehorende maatregelen?

-      wordt het risicomanagement geŽvalueerd bij een faseovergang en wordt dan tevens een nieuwe risicoanalyse

     voor de volgende fase uitgevoerd?

-      kennen de projectmanager en opdrachtgever de belangrijkste risico's en zijn zij op de hoogte van de huidige

     stand van zaken?

-      is de risicoanalyse onderdeel van het beoordelen van wijzigingsverzoeken?

 

Ten aanzien van: Voortgangsrapportage

-      zijn er afspraken gemaakt over de manier en frequentie van rapporteren?

-      wordt er volgens deze afspraken gerapporteerd?

-      is de informatie in de voortgangsrapportages actueel?

-      wordt over alle beheersaspecten gerapporteerd?

-      rapporteert de projectmanager zijn 'buikgevoel' over hoe het project verloopt?

-      wanneer afwijkingen op de planning de marges overschrijden, rapporteert de projectmanager dit aan de

     opdrachtgever?

-      worden bij het overschrijden van de marges nieuwe planningen opgesteld en nieuwe marges afgesproken?

-      wordt de voortgangsrapportage besproken in de stuurgroep en worden de gevraagde besluiten genomen?

-      wordt een verslag van deze besprekingen gemaakt en wordt gehandeld conform de genomen besluiten?

-      wordt er gerapporteerd over de belangrijkste risico's?

-      wordt er gerapporteerd over de belangrijkste aandachtspunten?

-      wordt er gerapporteerd over de in de rapportageperiode opgeleverde en niet-opgeleverde producten?

-      wordt de voortgangsrapportage verspreid naar alle belangrijke stakeholders?

-      wordt bij een faseovergang de KBA getoetst?

-      wordt er bij een faseovergang een detailplan voor de komende fase gemaakt?

-      wordt bij een faseovergang het risicomanagement uit de voorgaande fase geŽvalueerd en wordt een nieuwe

     risicoanalyse uitgevoerd voor de volgende fase?

-      wordt bij een faseovergang de projectorganisatie aangepast aan de volgende fase?

-      wordt er expliciet stilgestaan bij een faseovergang en worden de benodigde besluiten genomen?

-      wordt er gecommuniceerd over een faseovergang naar alle belanghebbenden?

-      worden mijlpalen gevierd?

 

Ten aanzien van: Verandermanagement

-      is er een wijzigingsprocedure?

-      wordt conform de wijzigingsprocedure gewerkt?

-      is er een aandachtspuntenlijst en is deze actueel?

-      worden alle wijzigingsverzoeken gelogd in de aandachtspuntenlijst?

-      wordt de impact van wijzigingsverzoeken op KBA bekeken?

-      wordt de impact van wijzigingsverzoeken binnen het risicomanagement bekeken?

-      worden wijzigingsverzoeken met een grote impact op de projectopdracht door de opdrachtgever en stuur

     groep bekeken en goedgekeurd?

-      worden nieuwe marges afgesproken wanneer wijzigingsverzoeken met een grote impact (waardoor marges

     overschreden worden) op de projectopdracht zijn goedgekeurd?

-      worden goedgekeurde wijzigingen op de geaccordeerde projectopdracht gecommuniceerd naar het project

     team, gebruikers, beheerders en andere stakeholders?

download sjabloon projectreview

download sjabloon projectaudit

download toelichting projectreview en -audit

Wil je ook op de hoogte worden gehouden van de laatste updates van projectmanagement?
Schrijf je dan nu in!

For Email Newsletters you can trust

Je ontvangt de update van managementmodellensite.nl in dezelfde nieuwsbrief.
 

De site 'Projectmanagement' is onderdeel van GertJanSchop.com.
 
Deze site heeft een directe relatie met onder ander de sites 'Managementmodellensite''Artikelenbase', 'Effectiviteit', 'Organisatieanalyse' en 'Belemmeringen in een veranderproces'.
 
Internet is het communisme op het gebied van informatie. Iedereen is gelijk en iedereen krijgt evenveel (namelijk alles). De informatie op deze site is vrij te gebruiken. Let op wel op een goede bronvermelding.