Projectmanagement

Decharge

Home
Crashcourse
Tools
Templates
Modellen en slides
Artikelen
Ondersteuning
Beeldmateriaal
'Grasduinen'

DECHARGEVERKLARING

Versie: 0.0

Doc. nummer:

 

Datum: dd-mm-jj

Naam Opdrachtgever

 

Voor akkoord:

 

Datum:

Naam opsteller

Naam projectleider

 

Projectcode

 

 

De dechargeverklaring wordt opgesteld tijdens de Nazorgfase, na de overdracht van de resultaten. Na goedkeuring door de opdrachtgever, is de projectmanager/leider van zijn verantwoordelijkheden ontheven.

 

Decharge verklaring

De opdrachtgever verklaart hierbij dat de opgeleverde producten c.q. diensten naar volle tevredenheid zijn uitgevoerd. De geleverde diensten en producten zijn in overeenstemming met de gewenste kwaliteit. Het project is beŽindigd (pas deze tekst eventueel aan indien het project voortijdig beŽindigd is).

 

 

Managementsamenvatting

In de dechargeverklaring worden de volgende onderdelen toegelicht:

-      gerealiseerde en niet gerealiseerde projectresultaat

-      beschrijving uitgevoerde inhoudelijke activiteiten (tot en met het ‘einde’ van het resultaat)

-      specificering van de in de nazorgfase (c.q. garantieperiode) periodiek benodigde/beschikbare activiteiten en middelen (capaciteiten, materiaal, materieel, ruimte, organisatie etc.).

 

 

Opgeleverde producten/resultaten

Een opsomming van de opgeleverde producten/resultaten:

-      de in de projectopdracht en/of  het projectplan afgesproken producten/resultaten

-      de producten/resultaten die niet waren afgesproken.

 

De projectmanager controleert hierbij of:

-      de opgeleverde documentatie helemaal is bijgewerkt (o.a. het programma van eisen, het ontwerp, het bestek, de gebruikershandleiding, de productiehandleidingen, etc.

-      alle aandachtspunten (vragen, zorgen en wijzigingsverzoeken) zijn afgesloten

-      alle afgesproken kwaliteitsbeoordelingen (toetsen, testen, reviews, etc.) zijn gehouden en al het herstelwerk is uitgevoerd

-      de gebruikers voldoende zijn opgeleid om de producten/resultaten te kunnen gebruiken

-      de beheerorganisatie voldoende kennis en kunde heeft om het onderhoud goed te kunnen doen

-      het toekomstig preventief en correctief onderhoud gepland is in de zin van benodigde tijd, exploitatiekosten en het in stand houden van de opgeleverde kwaliteit

-      er goede afspraken zijn gemaakt omtrent het toekomstig onderhoud, en zonodig een service contract is afgesproken met de beheerorganisatie.

 

 

Niet opgeleverde producten/resultaten

Een opsomming van de niet opgeleverde producten/resultaten:

-      welke in de projectopdracht en/of het projectplan afgesproken resultaten zijn niet opgeleverd?

-      welke onverwachte gebeurtenissen c.q. wat zijn de oorzaken/redenen die hebben geleid tot het niet conform de opdracht leveren van de producten/resultaten (waardoor zijn deze afwijkingen veroorzaakt?).

 


 

Beheerscomponenten Tijd en Geld: de belangrijkste cijfers

Geef hieronder de belangrijkste cijfers kort maar krachtig weer. De opdrachtgever kan in een oogopslag zien hoeveel de hierboven beschreven resultaten hem gekost hebben in tijd en geld. Twee belangrijke vragen moeten worden beantwoord:

-      is het resultaat binnen de geplande tijd opgeleverd? Zo nee, waarom niet?

-      Is het resultaat binnen de geplande kosten opgeleverd? Zo nee, waarom niet?

 

Bij de financiŽle rapportage denkt de projectmanager eraan dat de:

-      opdrachten zijn afgesloten

-      facturen zijn betaald

-      projectcode is afgesloten

-      budgetten zijn overgeheveld naar structurele kosten voor de gebruikersorganisatie.

 

Bij het opmaken van de financiŽle afsluiting, is het mogelijk dat er nog een restant van het project uitgevoerd moeten worden (zie Nazorgprogramma). Maak hiervan een zo goed mogelijke prognose.

 

Geef voldoende aandacht in de dechargeverklaring voor het beheersaspect waarop tijdens het project het zwaartepunt heeft gelegen. Lever zonodig als bijlagen extra informatie zoals een gedetailleerd financieel verslag, een planning etc.. Denk eraan dat kosten gesplitst zullen moeten worden naar jaar. Ook kan aangegeven worden welke kosten activeerbaar zijn. Pas de onderstaande tabel zonodig aan.

 

Overzicht

Tijd en Geld

 

Gepland

(uren en euro’s)

Besteed

(uren en euro’s)

Verschil

(uren en euro’s)

Doorlooptijd

 

 

 

 

Kosten

tijd

 

 

 

 

geld

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Beheerscomponent Kwaliteit

Naast tijd en geld is de kwaliteit het beheersaspect met en sterke invloed op het opgeleverde resultaat. Geef een opsomming:

-      voldoet het resultaat aan de (in de projectopdracht en/of het projectplan) afgesproken kwaliteit?

-      zijn alle afgesproken kwaliteitsbeoordelingen (toetsen, testen, reviews, etc.) gehouden?

-      geef en kort overzicht van de uitgevoerde kwaliteitsbeoordelingen

-      zijn alle resultaten door de gebruikers en eventueel beheerders geaccepteerd?

 

 

Vervolgacties

Welke vervolgacties dienen in de staande organisatie te worden belegd? Denk hierbij aan:

-      openstaande wijzigingsverzoeken en andere aandachtspunten

-      overdracht van het projectarchief (en aan wie)

-      nog af te ronden producten/resultaten (en door wie)

-      toetsen van de business case in de toekomst

-      eventuele risico’s die het resultaat kunnen beÔnvloeden

-      aanbevelingen voor vervolg projecten.

 

Verwerk een en ander in de actielijst.

 


 

Openstaande acties, nog te leveren producten/resultaten (omschrijving/toelichting)

Verantwoordelijke voor afronding

Geplande einddatum van de actie

 

 

 

 

 

 

 

download sjabloon decharge

download toelichting decharge

Wil je ook op de hoogte worden gehouden van de laatste updates van projectmanagement?
Schrijf je dan nu in!

For Email Newsletters you can trust

Je ontvangt de update van managementmodellensite.nl in dezelfde nieuwsbrief.
 

De site 'Projectmanagement' is onderdeel van GertJanSchop.com.
 
Deze site heeft een directe relatie met onder ander de sites 'Managementmodellensite''Artikelenbase', 'Effectiviteit', 'Organisatieanalyse' en 'Belemmeringen in een veranderproces'.
 
Internet is het communisme op het gebied van informatie. Iedereen is gelijk en iedereen krijgt evenveel (namelijk alles). De informatie op deze site is vrij te gebruiken. Let op wel op een goede bronvermelding.