Projectmanagement

Voortgangsrapportage

Home
Crashcourse
Tools
Templates
Modellen en slides
Artikelen
Ondersteuning
Beeldmateriaal
'Grasduinen'

VOORTGANGSRAPPORTAGE

 

Gevraagde besluiten van de opdrachtgever

Waarover dient de opdrachtgever op korte termijn besluiten te nemen?

Besluiten kunnen betrekking hebben op het vaststellen van een beslisdocument, een aandachtspunt of een bijsturing als gevolg van een dreigende overschrijding van de marges.

Formuleer de vraag SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Traceerbaar) en voeg de juiste argumenten bij:

-      (een verwijzing naar) het betreffende beslisdocument (projectopdracht, projectprogramma, ontwerp, etc.)

-      een beschrijving van het betreffende aandachtspunt (wijzigingsverzoek, zorg, vraag, etc.)

-      bij een afwijking van het plan: de omvang van de afwijking, de oorzaak, de consequenties, alternatieven en effecten, het advies van de projectmanager ten aanzien van de bijsturing.

 

Zorg dat er een eenduidig besluit genomen wordt. Leg het besluit vast en laat het vaststellen.

 

 

Planning

Fasering

Gepland

(oorspronkelijk)

Marge

Werkelijk

Marge

Status

Prognose

start

eind

start

eind

Voortgangsbewaking van tijd houdt de zorg in voor een correct verloop van de geplande doorlooptijd:

-             vergelijk het geplande activiteiten- of mijlpalenplan met de werkelijke realisatie

-             besteed extra aandacht aan het kritieke pad

-             geef aan wat de marges zijn en in hoeverre deze al dan niet zijn benut / benut zullen gaan worden

-             verzamel urenregistraties per week om de planning up to date te kunnen houden

-             vergelijk de bestede uren Ťn de nog te besteden uren en geef de status en de prognose aan

-             blijven de activiteiten binnen de marges van de tijdsplanning?

 

(N.B.: de voortgang ten aanzien van de in te zetten capaciteit (inclusief onder- of overbezetting) wordt aangegeven onder het kopje ‘Budget’ verderop in deze rapportage).

 

 


 

Mijlpalen huidige fase

Mijlpalen

 

Tussenresultaat

Status

Eindresultaat

(geaccordeerd)

Prognose

Welke mijlpalen en tussen- / eindresultaten kunnen onderscheiden worden tijdens deze rapportageperiode. Welke zijn opgeleverd en wat is hun status:

-      welke afgesproken resultaten zijn opgeleverd?
Ga hierbij uit van het laatst goedgekeurde beslisdocument en van de tussen- en eindresultaten uit de vorige voortgangsrapportage

-      zijn er resultaten opgeleverd die niet afgesproken waren?

-      wat is de te verwachten status van het eindresultaat:

    .  zijn kwaliteitsbeoordelingen (toetsen, testen, reviews, etc.) uitgevoerd?

.  is het resultaat geaccepteerd door gebruikers, beheerders?

.  is de bijbehorende documentatie opgeleverd? Met documentatie wordt bedoeld het ontwerp, het bestek,

   de gebruikershandleiding, de productiehandleidingen, etc.

.  indien een resultaat nog niet is opgeleverd: geef aan waarom niet en doe een voorstel om dit probleem weg te nemen (prognose).

 

Splits het overzicht over de verschillende deelprojecten (indien van toepassing).

 

 

Kwaliteit

Resultaten

Kwaliteitseis

Norm + marge

Status

Prognose

De kwaliteit van elk opgeleverd (tussen- of eind)resultaat wordt beoordeeld aan de hand van de aan het begin van het project opgestelde kwaliteitseisen, inclusief de daar aangegeven bijbehorende norm en marge. Deze beoordeling kan plaatsvinden binnen het project zelf door bijvoorbeeld het projectbureau, maar veelal vindt dit buiten het project plaats door een onafhankelijke derde, bijvoorbeeld de kwaliteitscoŲrdinator binnen de organisatie. Deze laatste mogelijkheid is ook te verkiezen boven de eerste om de objectiviteit te waarborgen. Daarnaast kan hier tevens worden aangegeven in het geval er een aparte health check of een kwaliteitsaudit over het project is uitgevoerd.

 

 


 

Budget (€)

Budget project

Kosten capaciteit /

inzet personeel

Kosten middelen

Opbrengsten / besparingen

Status

(inclusief afwijking in €)

Prognose

(inclusief afwijking in €)

 

intern

inhuur

intern

inhuur

 

 

 

Budgetbewaking rapporteert over het al uitgegeven, maar vooral ook met het nog uit te geven geld per fase.  Hierop valt namelijk bij te sturen.

-             Controleer de naleving van de (met de opdrachtgever) afgesproken financiŽle procedures (inkoop, facturering, tekenbevoegdheid, enzovoort).

-             Maak onderscheid tussen interne kosten en kosten als gevolg van inhuur.

-             Zorg voor actuele verslagleggingen, zodat je niet achteraf getrakteerd wordt op tegenvallers. Aan eenmaal uitgegeven geld is weinig meer te doen.

-             Voeg, indien nadere specificatie gewenst is, een financiŽle rapportage als bijlage toe.

-             Besteed extra aandacht aan het nog uit te geven budget.

-             Geef aan of de afgesproken marges al dan niet gebruikt (zullen gaan) worden.

 

Tevens dienen de opbrengsten / besparingen die gerealiseerd worden / zijn gedurende het project aangegeven te worden.

 

In de kolommen ‘Status’ en ‘Prognose’ is het van belang om de stand van zaken ‘overall’ aan te geven Ťn tevens aan te geven wat de afwijkingen zijn in financiŽle termen, zowel positief als negatief!

 

 

Informatie

Beslisdocumenten

Opgesteld?

(door wie en wanneer?)

Goedgekeurd?

(door wie en wanneer?)

 

Vrijgegeven?

(door wie en wanneer?)

Gedistribueerd?

(door wie en wanneer?)

Gearchiveerd?

(door wie en wanneer?)

Gewijzigd?

(door wie en wanneer?)

Binnen ‘informatie’ wordt voor de status van alle beslisdocumenten weergegeven. Hierbij wordt voor elk dergelijk aangegeven, of deze is:

-             opgesteld en zo ja, door wie en wanneer

-             goedgekeurd en zo ja, door wie en wanneer

-             vrijgegeven en zo ja, door wie en wanneer

-             gedistribueerd en zo ja, door wie en wanneer

-             gearchiveerd en zo ja, door wie en wanneer

-             gewijzigd is sinds de goedkeuring ervan en zo ja, door wie en wanneer.

 

 

Organisatie

Onderwerp

Wijzigingen?

Toelichting wijziging

Actie

-             Projectorganisatie: zijn er wijzigingen geweest in de afgesproken projectorganisatie?

-             TVB’s betrokkenen: blijken er wijzigingen noodzakelijk in de afgesproken TVB’s van de betrokkenen? Zo ja, welke?

-             Communicatie: blijken er wijzigingen noodzakelijk in de aanpak en de wijze van communiceren? Zo ja, welke?

 


 

Aandachtspunten

Geef eerst de meevallers aan die opgetreden zijn, dat wil zeggen, die zaken die beter gaan dan verwacht of die een positieve invloed hebben op het project. Ook dit zijn zaken die de Opdrachtgever graag wil weten!

 

Neem vervolgens de belangrijkste aandachtspunten op die op dit moment spelen. Focus hierbij op de volgende soorten van aandachtspunten:

-             algemene aandachtspunten voor het project

-             aandachtspunten per beheersfactor (tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie), voor zover nog niet eerder genoemd in de rapportage

-             opgetreden of op te treden risico’s.

 

Bij de risico’s is het van belang om de opgetreden risico’s aan te geven, inclusief de te nemen / genomen maatregel(en) om met het risico om te gaan. Sluit hierbij aan op de risicomatrix zoals je die (als het goed is) al eerder opgesteld hebt en afgestemd is met de opdrachtgever. Indien het een nieuw risico is, moet je dat er expliciet bij vermelden.

 

download sjabloon voortgangsrapportage

download toelichting voortgangsrapportage

Wil je ook op de hoogte worden gehouden van de laatste updates van projectmanagement?
Schrijf je dan nu in!

For Email Newsletters you can trust

Je ontvangt de update van managementmodellensite.nl in dezelfde nieuwsbrief.
 

De site 'Projectmanagement' is onderdeel van GertJanSchop.com.
 
Deze site heeft een directe relatie met onder ander de sites 'Managementmodellensite''Artikelenbase', 'Effectiviteit', 'Organisatieanalyse' en 'Belemmeringen in een veranderproces'.
 
Internet is het communisme op het gebied van informatie. Iedereen is gelijk en iedereen krijgt evenveel (namelijk alles). De informatie op deze site is vrij te gebruiken. Let op wel op een goede bronvermelding.